¿Qué es la transcripción de documentos?

La transcripción de documentos convierte documentos en papel a un formato digital editable. Esto puede hacerse para facilitar la lectura, la conversión a archivos digitales o una variedad de otras razones. Las empresas están disponibles para realizar esta tarea por una tarifa, o las empresas pueden manejar sus necesidades de transcripción internamente. Para ciertos tipos de documentos, se puede requerir un manejo especial en el proceso de conversión debido a la naturaleza o antigüedad de un documento. En estas situaciones, puede ser necesario utilizar un servicio especializado.

Este proceso se puede hacer de varias maneras. Algunas compañías escanean documentos y usan un programa para convertir la información impresa en un formato digital editable. Un técnico revisa la transcripción de la máquina para corregir cualquier error. Estos pueden incluir intercambios o sustituciones de caracteres, campos desplazados y otros problemas que puedan surgir. El programa de computadora puede aprender de las correcciones y aplicar esto a futuras tareas de transcripción de documentos para reducir la tasa de error.

Otra opción es la transcripción manual, donde un mecanógrafo trabaja desde el documento original o un facsímil de alta calidad para generar una copia digital nueva. Esto puede ser necesario cuando los documentos incluyen escritura a mano apretada o inusual con la que una computadora podría tener problemas, o caracteres especiales que no se usan comúnmente. Los documentos históricos en inglés, por ejemplo, pueden contener varios caracteres no utilizados en inglés moderno que una computadora tendría dificultades para interpretar.

Los documentos históricos pueden requerir un cuidado especial porque los transcriptores quieren evitar daños al original. El escaneo y actividades similares pueden exponer los papeles a la luz ultravioleta y deben realizarse con precaución para preservar la integridad del original. Los transcriptores también necesitan mantener sus manos limpias y pueden usar guantes mientras manipulan el material. La digitalización a través de la transcripción de documentos puede hacer que los registros históricos sean más accesibles para los investigadores y el público en general; una instalación podría, por ejemplo, cargar cartas históricas en su sitio web para que cualquier persona interesada pueda examinarlas.

El papeleo del gobierno puede estar sujeto a la transcripción de documentos. Esto puede incluir registros históricos como datos censales antiguos, así como documentos más nuevos que no están disponibles en forma digitalizada. Puede ser necesario utilizar un transcriptor certificado debido a la sensibilidad de la información, para garantizar que los documentos no se alteren cuando se ingresan en forma digital. Las personas que planean usar documentos digitalizados de su país de origen para actividades como solicitudes de ciudadanía pueden preguntarle a un funcionario del gobierno sobre los pasos que deben tomarse para validar la transcripción del documento.