¿Qué es la administración electrónica?

El término administración electrónica se refiere al método de automatización de funciones administrativas clave utilizando tecnologías electrónicas y basadas en computadora. El objetivo principal de la administración electrónica es reducir el desperdicio de papel y espacio mediante la conversión de documentos y archivos importantes en archivos electrónicos. Esta estrategia se ha popularizado en muchas industrias donde el papeleo pesado es una parte importante de la realización de negocios, como la atención médica, legal, científica y agencias gubernamentales. Las empresas privadas también han adoptado la administración electrónica en un esfuerzo por ahorrar tiempo y recursos.

En las empresas que utilizan la administración electrónica, menos documentos se pierden o son maltratados por personas no autorizadas. Los archivos se recuperan electrónicamente, por lo que queda un código electrónico para rastrear quién accedió a los documentos. Este sistema puede proporcionar seguridad en una empresa al limitar quién puede ver ciertos archivos y requerir autorización para cualquier otra persona que necesite acceder a ciertos registros. Esto es especialmente importante en industrias donde la confidencialidad del paciente o del cliente es importante.

La administración electrónica también se está convirtiendo en una práctica común en el mundo empresarial a medida que más profesionales utilizan el correo electrónico, el procesamiento de textos y las redes sociales. Estos métodos electrónicos de comunicación permiten a las personas compartir información, documentos y registros sin problemas a través de Internet en lugar de esperar el correo tradicional y los servicios de mensajería. Con las prácticas de oficina automatizadas, los mensajes se transmiten a la velocidad del rayo, lo que hace que los procesos sean mucho más eficientes. La administración electrónica elimina las molestias de imprimir, enviar por correo, archivar y entregar documentos en papel.

Los consumidores se benefician de la administración electrónica, ya que influye en la forma en que compran, compran y venden productos o acceden a los registros. Los ciudadanos privados pueden obtener apoyo de agencias gubernamentales y organizaciones financieras a través de Internet a través de procesos electrónicos, en lugar de verse obligados a viajar a edificios de oficinas. Los ciudadanos pueden pagar impuestos, obtener tarjetas de identificación de reemplazo y hacer cambios de dirección electrónicamente por teléfono o computadora. Los consumidores pueden buscar necesidades y solicitar información o realizar compras de la misma manera.

En algunas industrias, la administración electrónica es un requisito. Como parte de la Ley de Responsabilidad y Portabilidad del Seguro de Salud (HIPAA) de 1996, el Congreso de los Estados Unidos exigió que todas las instalaciones de atención médica almacenen los registros de pacientes en un sistema electrónico seguro. Esto ha allanado el camino para que otras industrias sigan su ejemplo en el desarrollo de políticas similares. Esto ha cambiado la forma en que muchas empresas manejan los registros y probablemente se convertirá en un requisito para todas las organizaciones en el futuro.