¿Qué es la contratación electrónica?
La adquisición electrónica, o adquisición electrónica, es un proceso que implica el uso de medios electrónicos para adquirir recursos como materiales, suministros y equipos. Este proceso es similar a las compras minoristas en línea, pero a menudo trata con diferentes tipos de vendedores que las compras en línea típicas. Por lo general, las empresas se involucran en esta práctica, pero los consumidores también pueden usar métodos de adquisición electrónica, especialmente para productos o servicios que usan regularmente. Un consumidor o empresa puede realizar adquisiciones electrónicas manualmente visitando sitios web y ordenando productos o servicios, o puede permitir que un programa realice estas funciones automáticamente.
El software utilizado para este propósito viene en algunos tipos. Algunos programas pueden diseñarse específicamente para funciones de adquisición electrónica. Los programas de software multifunción, como un programa de planificación de recursos empresariales (ERP), pueden incluir funciones de adquisición electrónica. En general, las grandes empresas que utilizan la contratación electrónica optan por el software ERP multifunción. Los propietarios de pequeñas empresas utilizan con mayor frecuencia programas dedicados para pedidos recurrentes de suministros y servicios, principalmente porque son de bajo costo y tienen características limitadas que se aplican más directamente a las necesidades de las pequeñas empresas.
Los sistemas de adquisiciones electrónicas generalmente pueden pedir suministros automáticamente cuando el sistema indica que se necesitan más. Si bien esta función puede ser útil para las grandes empresas con mucho dinero, especialmente aquellas que mueven una gran cantidad de pedidos, puede causar grandes problemas a las pequeñas empresas que no tienen los recursos disponibles para justificar los pedidos automáticos. Una empresa con capital líquido limitado puede enfrentar problemas masivos si un programa de adquisiciones electrónicas realiza un pedido a tiempo. Esencialmente, solo es una buena idea usar pedidos automáticos si la compañía tiene suficiente efectivo de bolsillo para absorber fácilmente un pedido desencadenado inesperadamente. Una opción para una empresa que trata con capital limitado es tener una gestión de alertas del programa de adquisiciones electrónicas cuando se necesita hacer un pedido, sin realmente hacer el pedido a un proveedor.
Supongamos que una gran empresa fabrica muchas sillas con cierto tipo de madera. Antes de que la empresa pueda fabricar las sillas, necesita tener la madera a mano. Una empresa que mueve un volumen de sillas significativamente grande podría usar un sistema de pedido automático para garantizar que el material de madera esté siempre presente cuando la empresa necesite fabricar un pedido. Algunos programas de software pueden hacer el pedido de más suministros cuando los suministros se agotan, mientras que otros pueden hacer un pedido de suministros cuando la empresa recibe un pedido de su producto.