¿Qué es la gestión de contenido empresarial?

La gestión de contenido empresarial es un producto de software que gestiona documentos escritos. Este tipo de software se encuentra más comúnmente en grandes corporaciones o instituciones. El requisito para este tipo de software surgió del uso de programas de procesamiento de textos para desarrollar contenido y la necesidad de administrar este proceso con una gran cantidad de editores y colaboradores.

Hay dos clases de soluciones de gestión de contenido empresarial: gestión de contenido de sitios web y gestión de contenido de procesos empresariales. Ambas clases proporcionan un conjunto estándar de características y funcionalidades diseñadas para mejorar la administración de documentos, edición, versiones y aprobaciones. La implementación real de estos conceptos difiere entre las dos opciones. Esto tiene un impacto en la transparencia y el proceso comercial requerido para usar estos sistemas.

En un sistema de gestión de contenido empresarial de un sitio web, el resultado del flujo de trabajo se publica en el sitio web de la empresa. Todos los documentos, borradores y versiones se almacenan y mantienen en un servidor web. Para acceder a este sistema, los usuarios acceden a Internet y acceden al sitio web de la compañía. Ingresan un nombre de usuario y una contraseña para ver el contenido que son responsables de crear, editar y aprobar.

Cada documento que se publicará en el sitio web debe crearse en este sistema. El autor del artículo lo envía al equipo para su edición. Diferentes usuarios pueden acceder al documento, editar y guardar sus cambios. El software rastrea los cambios realizados por cada persona y mantiene las versiones en el orden correcto.

Al final del proceso de edición, el documento se envía al aprobador para su revisión. El aprobador revisa la versión borrador final y puede ver todas las ediciones y cambios realizados y por quién. Una vez aprobado, el documento se publica en el sitio web.

El sistema de gestión de contenido empresarial de procesos empresariales se configura en un servidor de documentos en red y se encuentra detrás del firewall corporativo. El acceso se otorga en función de su posición y nivel de responsabilidad. En este entorno, todos los documentos se almacenan en un software de procesamiento de texto, lo que permite a los usuarios utilizar fácilmente las herramientas existentes para cumplir con los requisitos.

Los documentos pueden estar basados ​​en plantillas o formularios y se almacenan en un repositorio compartido. Los usuarios acceden a las plantillas y las actualizan según sea necesario. Al finalizar, los documentos se publican en el directorio compartido y se envía una notificación a la siguiente persona en el proceso comercial. Revisan y editan el documento según sea necesario. Al finalizar, el documento se aprueba y no se pueden realizar más cambios.