¿Qué es la administración de la oficina ejecutiva?

Generalmente, un ejecutivo es alguien que ocupa un puesto de nivel superior en una empresa, como un gerente o asistente de gerente. La administración atiende las necesidades de esa persona y las necesidades que el ejecutivo debe satisfacer para hacer su trabajo correctamente. Por lo general, la administración de la oficina ejecutiva se traduce en atender las necesidades de la oficina y algunas necesidades personales de un empleado de alto nivel para que pueda ejecutar el trabajo con éxito. Tal cuidado podría involucrar muchas cosas diferentes.

Cuando las personas miran los programas de capacitación en administración de oficinas ejecutivas, a menudo se les dice que los prepararán para administrar oficinas pequeñas o para tomar puestos de nivel inferior, como secretario o asistente administrativo. La cantidad de personal en una oficina podría dictar el puesto y las responsabilidades, y algunas personas dirigen toda una oficina con un título como secretario ejecutivo. La administración no necesariamente se traduce en la administración de una oficina, lo cual es una distinción importante que hacer cuando las personas eligen carreras.

Esencialmente, cualquier personal de apoyo en la oficina del ejecutivo está realizando algún tipo de administración de la oficina ejecutiva. Los trabajos que se pueden realizar o cumplir a diario incluyen contestar teléfonos, tomar mensajes y concertar citas. Cualquier trabajador en la oficina puede usar la taquigrafía para registrar las letras dictadas y luego escribirlas, corregirlas, obtener una firma y enviarlas. La mayoría de las oficinas también tienen que mantener registros de sus actividades, y los asistentes administrativos o secretarias podrían estar a cargo de mantener un sistema de archivos, archivar todos los registros y extraer los archivos necesarios, según sea necesario.

La presentación ya no está necesariamente en papel, y es probable que la administración de la oficina ejecutiva utilice varios programas informáticos comerciales para mantener ciertos registros. Del mismo modo, mientras que en el pasado responder teléfonos y escribir cartas podría haber sido la fuente de comunicación más común, una persona que trabaja en la administración de la oficina ejecutiva de hoy podría enviar mensajes de texto, tweets o correos electrónicos a personas dentro o fuera de la oficina. Todavía es probable que las personas que forman parte del equipo administrativo de la oficina ejecutiva puedan tener algún contacto directo con el público o con otras personas en el negocio que pasan por la oficina para reunirse o hablar con el ejecutivo, y algunos empleados pueden necesitar interferencia para ese ejecutivo si él / ella no está disponible para visitas o reuniones largas.

Parte de esta administración se ocupa de las necesidades del ejecutivo. Estos pueden incluir el mantenimiento de calendarios para él o ella, hacer o cancelar citas y programar el transporte y los planes de viaje según sea necesario. El trabajo también podría implicar tareas más personales, como comunicar fechas y horas con la familia del ejecutivo o recoger cosas como la limpieza en seco.

En la parte superior de la administración de la oficina ejecutiva está la administración, y estos empleados pueden participar en todas las actividades mencionadas anteriormente, al tiempo que administran la oficina y a los empleados. Esto podría significar que actúan como supervisores, tienen el poder de contratar, despedir o disciplinar, y mantienen reuniones u otras comunicaciones con los empleados para mantener la oficina funcionando sin problemas. Para todos los niveles de empleados en estas oficinas, el objetivo es trabajar de manera profesional y eficiente para apoyar el trabajo del ejecutivo. Claramente, el tipo de trabajo puede variar con el título de cada ejecutivo y el tipo de empresa para la que trabajan los empleados de oficina y ejecutivos.