¿Qué es el soporte de la oficina principal?

El soporte de la oficina principal implica una serie de tareas laborales que se requieren para mantener las operaciones diarias de un negocio funcionando sin problemas. Estas tareas a menudo incluyen atender las llamadas telefónicas de los clientes a los departamentos adecuados, responder a las preguntas de los clientes, archivar documentos, ingresar datos en programas informáticos relevantes y procesar transacciones financieras. Varios tipos de trabajos de soporte de front office se adaptan a diferentes empresas y organizaciones. Las oficinas médicas, legales, educativas y de pequeñas empresas tienen responsabilidades únicas, aunque el propósito general de una oficina principal es presentar al público una imagen profesional y eficiente de la organización.

Varios trabajos de recepción incluyen los de empleados, recepcionistas y asistentes administrativos. Estos trabajos generalmente vienen con diferentes niveles de responsabilidad, dependiendo de la experiencia y educación de los empleados, y las tareas asociadas a veces pueden superponerse para el personal de recepción en pequeñas organizaciones. Los archiveros a menudo son responsables de mantener registros organizados de documentos impresos e ingresar información actual del cliente en la base de datos de la computadora o en los programas de hojas de cálculo. Los recepcionistas principalmente saludan a los clientes que ingresan a la oficina principal y responden las llamadas telefónicas entrantes, y también suelen transferir llamadas a otros departamentos a través de un sistema telefónico de varias líneas. Los asistentes administrativos pueden realizar estas tareas de archivo y servicio al cliente además de organizar los horarios diarios de su empleador y procesar una variedad de documentos.

Dependiendo del tamaño y los recursos de un negocio determinado, el personal de soporte de la oficina principal también puede ser responsable de algunos tipos de transacciones financieras de los clientes. Pueden procesar pagos con tarjeta de crédito para productos o servicios y emitir a los clientes sus recibos por estos pagos. Algunas organizaciones que subcontratan su procesamiento de nómina pueden requerir que uno de sus trabajadores de apoyo de la oficina principal recoja los cheques terminados de la compañía de nóminas. Este empleado es a veces responsable de distribuir los cheques al resto de la oficina de manera oportuna.

Dado que un sistema de soporte de front office es una parte importante de cualquier organización, muchas empresas realizan un análisis de front office a intervalos regulares. Este tipo de estudio de control de calidad examina la eficiencia, la organización y la profesionalidad del personal de recepción y formula formas de realizar las mejoras necesarias. Los resultados de un análisis de front office a veces forman la base para la promoción y las decisiones de aumento de sueldo para los empleados de front office. El personal de soporte de la recepción que recibe críticas positivas de un análisis generalmente son aquellos que pueden interactuar bien con los clientes, trabajar juntos como un equipo y realizar sus tareas con pocos o ningún error.