¿Qué es la gestión de facturas?
La gestión de facturas es una función comercial interna responsable de gestionar documentos de vendedores o proveedores. Las facturas representan un documento fuente en contabilidad. Los documentos fuente resumen información específica relacionada con una transacción financiera. Los proveedores generalmente brindan servicios externos como mantenimiento, servicios públicos, suministros de oficina o publicidad para empresas. Los proveedores representan a las empresas que proporcionan recursos económicos a las empresas. Los recursos económicos incluyen las materias primas y la mano de obra directa necesaria para producir bienes o servicios de consumo. Las empresas utilizan procesos de gestión de facturas para garantizar que los vendedores y proveedores reciban el pago de manera oportuna.
Un proceso común de gestión de facturas es el sistema de correspondencia de tres vías que se encuentra en las funciones de cuentas por pagar. Las órdenes de compra representan la información interna de la compañía que proporciona a los individuos autorización específica para comprar artículos de vendedores o proveedores. Por lo general, existen dos copias de las órdenes de compra en un negocio. Uno se envía al vendedor o proveedor y el otro se retiene en el departamento de contabilidad de la compañía. Este documento entra en juego más adelante durante el proceso de gestión de facturas.
Las empresas que utilizan software de tecnología empresarial pueden usar copias electrónicas de las órdenes de compra. En lugar de mantener una copia en papel en un archivo, las compañías pueden escanear esta información en una base de datos del servidor. Esto permite a las personas revisar o recuperar la orden de compra según sea necesario. El software empresarial también puede aumentar la precisión de la información de la orden de compra.
El segundo documento en el sistema de gestión de facturas de tres vías es el ticket de recepción. El boleto de recepción e indica que todos los bienes o servicios fueron recibidos por la compañía de acuerdo con la orden de compra. La recepción de boletos es generalmente responsabilidad del almacén de la compañía o del personal administrativo. Se envía una copia de la orden de compra y el boleto de recepción a la contabilidad para finalizar el pago de la factura.
Muchos vendedores y proveedores ofrecen a los clientes 30 días para pagar antes de evaluar las tarifas e intereses sobre los saldos impagos. Los empleados de cuentas por pagar archivarán el boleto de recepción y la orden de compra en un archivo pendiente. Al recibir la factura final del proveedor que solicita el pago, el empleado de cuentas por pagar comparará los tres documentos para asegurar que la información coincida. Hacer coincidir la información de cada documento es el quid del sistema de gestión de facturas de tres vías. Las empresas rara vez pagan a vendedores o proveedores si los documentos no coinciden. Una vez que se complete el proceso de cuentas por pagar, los empleados cortarán un cheque por la factura, solicitarán la firma del propietario o el administrador apropiado y enviarán el cheque por correo.
Las empresas pueden utilizar sistemas de gestión de facturas personalizados. Los propietarios y gerentes de negocios desarrollarán un sistema que mejor respalde sus funciones administrativas y contables. Las organizaciones más grandes que reciben varios cientos de facturas cada mes pueden desear un sistema más simple que la combinación de tres vías. La gestión de facturas no requiere que todas las empresas utilicen el mismo sistema.