¿Qué es el mantenimiento de la lista?

El mantenimiento de la lista es el proceso de mantener actualizada una lista de cualquier tipo. Las empresas operan con una serie de listas en toda la estructura corporativa, con listados de clientes y listas de proveedores aprobados que son dos ejemplos principales. El concepto general de mantenimiento de listas tiene que ver con mantener estas y otras listas importantes de la empresa lo más precisas y oportunas posible. Esto significa que el proceso de mantener estas listas es una actividad continua que debe realizarse a intervalos regulares.

Hay tres tipos básicos de actividades o transacciones que ocurren durante el proceso de mantenimiento de la lista. La primera actividad se conoce como un complemento. Esto simplemente significa que se agrega cualquier dato nuevo relevante para el listado. Por ejemplo, si la compañía establece un acuerdo contractual con un nuevo proveedor, ese proveedor se agrega a la lista de proveedores aprobados, que a menudo incluye información clave como los nombres y posiciones de los contactos clave, las fechas de inicio y finalización del contrato, y cualquier otro detalles específicos que son necesarios para brindar servicios de manera adecuada a ese cliente.

El segundo tipo de transacción o actividad que tiene lugar durante el mantenimiento de la lista se conoce como eliminar o eliminar. En este caso, los datos que se incluyeron previamente en la lista se eliminan o eliminan. Si un cliente decide cerrar su cuenta y liquidar los saldos pendientes en su totalidad, esa cuenta se elimina de la lista de clientes activos. Mientras que algunas empresas simplemente descartan estos datos, otros toman la información del cliente eliminada y archivan los datos en una lista reservada para antiguos clientes.

Un paso final o transacción asociada con el mantenimiento de la lista se conoce como el cambio. Esto normalmente implica actualizar algún tipo de información que ya está en una lista existente. Si un cliente se somete a una fusión y comienza a hacer negocios con un nuevo nombre de compañía, ese nuevo nombre reemplaza el nombre anterior en todos los registros de clientes que mantiene el proveedor. Con un perfil de cliente que contiene el nombre de los tomadores de decisiones clave dentro de la organización, un cambio puede implicar eliminar el nombre de alguien que dejó la empresa y sustituir el nombre de su sucesor en el mismo campo en la lista.

Con cualquier tipo de actividad de mantenimiento de la lista, la idea es mantener la lista actualizada. Hacerlo ayuda a minimizar la oportunidad de desperdiciar tiempo y recursos por el uso de información que está desactualizada o ya no es relevante. Por ejemplo, mantener la información actual en una lista de clientes ayuda a garantizar que si el proveedor desea realizar una campaña de correo directo utilizando la lista, las piezas de correo no se enviarán a antiguos clientes ni a contactos que ya no están asociados con las empresas que conforman la base actual de clientes.