¿Qué es la administración de oficina?

La administración de la oficina es el proceso de supervisar las operaciones diarias de una oficina. La tarea de administración suele ser responsabilidad del administrador o gerente de la oficina. Dependiendo de la estructura operativa general de la organización y la complejidad de las tareas asociadas con la operación en general, las responsabilidades del gerente o administrador pueden centrarse en algunas tareas centrales o involucrar la gestión de una amplia gama de funciones.

Una de las tareas principales asociadas con la administración de la oficina es la administración de los empleados asociados con la oficina. Por lo general, los administradores de la oficina son responsables de supervisar al personal de la oficina, asegurándose de que cada empleado tenga los recursos necesarios para llevar a cabo sus tareas asignadas de manera competente. Los administradores también funcionan como solucionadores de problemas, brindando apoyo y asistencia a los empleados cuando surgen situaciones inusuales durante la finalización de una tarea asignada. No es inusual que los administradores sean responsables de realizar evaluaciones periódicas de los empleados, recomendar aumentos salariales o brindarles a los empleados capacitación correctiva o cruzada como un medio para ayudar a esos empleados a mejorar sus relaciones con el empleador.

Junto con la administración y el apoyo de los empleados, la administración de la oficina también implica asegurarse de que la oficina siempre tenga los recursos necesarios para seguir siendo productiva. Esto implica coordinar las reparaciones de cualquier equipo de oficina que no funcione correctamente o preparar y enviar solicitudes de equipo nuevo cuando sea necesario. Los administradores de oficina a menudo se encargan de la tarea de administrar el uso de suministros de oficina como papel, instrumentos de escritura, cintas de impresora y otros artículos que se usan constantemente en la oficina. El administrador de la oficina se esfuerza por mantener la oficina operando dentro de su presupuesto asignado en todo momento y, a menudo, tiene algún aporte en la planificación del presupuesto para los próximos períodos contables.

Dependiendo del alcance de la administración de la oficina involucrada, un empleador puede exigir que un administrador posea al menos un título de dos años de una institución educativa acreditada, con ese título en un campo relacionado con la función general de la empresa. Con entornos de oficina que son más complejos, un administrador puede tener que tener un título de cuatro años en un curso de estudio apropiado. Muchas compañías prefieren promocionar desde dentro, lo que significa que alguien que comienza a trabajar en un puesto de nivel de entrada puede recibir la capacitación necesaria para convertirse en parte de la administración de la oficina. Cuando este es el caso, el empleador normalmente ayuda al empleado con la oportunidad de continuar su educación, tanto a través de la asistencia para obtener un título, como con algún tipo de programa de mentoría en el trabajo.