¿Qué es la memoria organizacional?

Memoria organizacional es un término utilizado en los negocios para describir el cuerpo total de información, adquisiciones y experiencias de una entidad o empresa. Tanto una consideración personal como práctica, la memoria organizacional puede tomar la forma de registros, bases de datos, historias financieras y las experiencias individuales y el conocimiento de los trabajadores. Muchas compañías con miras al éxito a largo plazo toman precauciones cuidadosas para mantener recuerdos organizacionales tangibles e intangibles.

Una gran cantidad de memoria organizacional se reduce a registros escritos de todas las actividades de la empresa que se remontan a sus comienzos. Los registros de empleados, los balances anuales, el cambio de códigos y reglas de los empleados, e incluso las cartas de los clientes forman la mayor parte del historial tangible de una organización. En algunos casos, el mantenimiento cuidadoso de estos registros es necesario por razones de seguro, impuestos y legales; por ejemplo, una compañía que se somete a una auditoría puede necesitar tener varios años de documentos financieros al alcance de la mano. Sin embargo, en otras situaciones, estos registros se mantienen cuidadosamente para preservar un historial documentado cuidadoso de la existencia de una organización. Al igual que las fotografías familiares y las boletas de calificaciones guardadas, los documentos archivados de la empresa detallan cada paso que ha llevado a una organización hasta nuestros días.

Durante la mayor parte del siglo XX, los documentos históricos fueron frecuentemente almacenados en archivadores polvorientos, haciéndolos inaccesibles y a menudo inútiles. Desde la aparición de las computadoras, muchas compañías han comenzado a almacenar registros digitales en bases de datos que permiten referencias cruzadas. Con una base de datos bien organizada, la información puede recuperarse rápida y fácilmente, ahorrando horas de búsqueda en los archivos. Además, el mantenimiento de registros digitales puede preservar la memoria de la organización frente a desastres como incendios o inundaciones.

El lado humano de la memoria organizacional a menudo se considera aún más valioso para el estado a largo plazo de la empresa. Los trabajadores que se acercan a la jubilación, o aquellos que cambian de carrera, pueden poseer décadas de conocimiento sobre la compañía, sus trabajos y el pasado y el futuro de la organización. Sin un mecanismo para transmitir este tipo de conocimiento, una empresa puede tener que reinventarse con cada nueva generación de trabajadores. Muchas empresas crean sistemas de aprendizaje que permiten a los trabajadores experimentados capacitar a nuevos empleados y presentarles los detalles de cómo se realiza el trabajo. Al crear un programa claro e integral a partir del intercambio de conocimientos, las empresas pueden garantizar que se continúe la excelencia, a pesar del cambio de guardia.

Preservar la memoria organizacional es un medio para conectar el futuro de una empresa con su pasado. Al alentar el paso del conocimiento y la preservación de datos importantes, los orígenes y valores centrales de una organización pueden reforzarse, generación por generación. Al crear métodos de almacenamiento de datos accesibles y seguros y alentar el aprendizaje, una empresa puede trabajar para crear una reputación sostenible y un legado que se construya con cada año que pasa.