¿Qué es el depósito directo de nómina?
Un depósito directo de nómina es un procedimiento que le permite a un empleador enviar electrónicamente el pago neto de un empleado a una o más cuentas bancarias. Utilizar este proceso para compensar a los empleados por su trabajo ayuda a simplificar el papeleo y elimina la necesidad de que el empleado encuentre una oportunidad para depositar manualmente el cheque de pago. El uso del depósito directo de nómina se ha vuelto más común en los últimos años y es especialmente popular entre las empresas que optan por externalizar las tareas de nómina a un proveedor.
El uso de la tecnología de Internet simplifica el uso de la estrategia de depósito directo para proporcionar sueldos y salarios a los empleados. Las pequeñas empresas que tienen contratos con un proveedor de servicios de nómina normalmente pueden cargar información sobre la próxima nómina en un día determinado de la semana. El servicio de nómina maneja el cálculo de retenciones de impuestos, primas de seguro u otras deducciones y publica un informe en línea de la estructura final de la actividad de nómina para ese período de pago.
Al asociar información bancaria con cada cuenta de empleado en el programa de nómina, es posible que el servicio de depósito directo de nómina distribuya el pago neto entre más de una cuenta. No es inusual que los empleados proporcionen números de cuenta para ahorros y cuentas corrientes. Suponiendo que el servicio de nómina recibe los datos de la nómina de manera oportuna, el servicio ejecuta depósitos electrónicos para cada empleado la tarde anterior al día de pago oficial. Esto hace posible que los bancos contabilicen los depósitos en las cuentas en el día de pago real. A su vez, los empleados pueden hacer uso de esos fondos al cierre del negocio en la fecha de publicación.
Muchos servicios que supervisan las funciones de nómina brindan a cada empleado acceso en línea a su historial de pagos para el año en curso. El detalle incluye el pago bruto ganado en cada período, junto con un desglose de todas las actividades de retención y la cantidad de pago neto publicado en cada cuenta bancaria que figura en la base de datos para ese empleado. No es inusual que un servicio de depósito directo de nómina suministre al empleado un recibo impreso para cada período de pago que refleje cualquier tipo de actividad de ingresos.
Una serie de programas de software de nómina también permiten a los empleadores que administran las funciones de nómina internamente configurar transferencias electrónicas de pago neto en las cuentas bancarias asociadas con cada archivo de empleado. Al igual que los servicios de nómina, estos programas de software generalmente inician el depósito directo de la nómina en la tarde anterior a la fecha de pago, lo que hace posible que los fondos se registren en el día de pago real. El software también maneja el proceso de generar recibos impresos para cada empleado, así como crear informes de nómina que se pueden imprimir cuando y según sea necesario.