¿Qué es la gestión de procesos?

La gestión de procesos es una serie de técnicas, habilidades, herramientas y métodos utilizados para controlar y gestionar un proceso comercial dentro de un gran sistema u organización. El término se usa más comúnmente en análisis de negocios, estudios de productividad e ingeniería de sistemas. El propósito de la gestión de procesos es identificar y documentar claramente todos los pasos y acciones tomadas para completar un proceso o flujo de trabajo.

Este tipo de trabajo requiere una gran atención al detalle, excelentes habilidades de comunicación escrita, habilidades de análisis y la capacidad de cumplir objetivamente los requisitos del proyecto. La gestión del proceso implica documentar el proceso actual, evaluar el tiempo y el nivel de esfuerzo, así como el análisis de la eficiencia, los cuellos de botella y los costos generales del proceso. Los ejercicios de reingeniería o gestión de procesos comerciales a menudo comienzan con la gestión y análisis de procesos.

Estos tres elementos siguen siendo los mismos, independientemente de la industria o sector. Vale la pena señalar que una estricta adhesión a un proceso formal de gestión de procesos es un método reconocido de contención de costos. Mediante una revisión completa y reflexiva de todos los pasos de un proceso comercial, es posible ahorrar dinero y recursos significativos en toda la organización. En muchos casos, cada unidad individual ignora estas ineficiencias, ya que son pequeñas e intrascendentes. Sin embargo, en toda la organización, pueden resultar en una reducción significativa de costos y una mayor eficiencia.

En el proceso estándar de gestión de procesos, el primer paso es la revisión del proceso existente. Esto generalmente incluye leer el manual de operaciones, hablar con el personal y observar actividades. No es raro que el proceso real varíe de los pasos escritos. A menudo, esto se debe a los manuales desactualizados o al hecho de que el manual no captura realmente todos los pasos y sus implicaciones.

Observar al personal es una forma de determinar el tiempo requerido para cada paso en un proceso. Otra forma es simplemente medir el tiempo requerido para completar un proceso completo y determinar el tiempo promedio para cada paso. La forma más efectiva es pasar un corto período de tiempo en cada rol.

Trabajar en un puesto, especialmente en un entorno de producción o fabricación, resalta rápidamente los problemas, fortalezas y debilidades del proceso actual. También ofrece una oportunidad para que el personal vea un compromiso para comprender realmente el proceso y puede generar más debates. Hable con el personal y los supervisores para comprender realmente sus ideas y ver dónde se pueden hacer mejoras.