¿Qué es la contratación externa?

La contratación externa es un término general utilizado para describir una situación en la que una empresa u organización compra servicios de adquisición de una empresa externa. El outsourcing ha existido como un modelo de negocio durante mucho tiempo, pero ganó notoriedad a mediados de la década de 1990 a medida que las grandes empresas comenzaron a reducir las posiciones bien remuneradas a favor de externalizar las funciones administrativas a las empresas ubicadas en otros países. El objetivo principal de la contratación externa es mejorar la eficiencia y reducir los costos administrativos generales.

El término adquisición se utiliza para describir una amplia gama de actividades, principalmente centradas en la compra de bienes y servicios de otros proveedores. Los métodos y procesos utilizados varían ligeramente según la industria, pero en su mayor parte son bastante genéricos. Muchas empresas adoptan un enfoque gradual para la subcontratación, lo que permite que una empresa de adquisiciones complete todas las transacciones por debajo de un umbral específico sin la aprobación del cliente. El cliente puede completar cualquier negociación o contrato por un valor en dólares específico, con la asistencia y el asesoramiento de especialistas en adquisiciones, según sea necesario.

Al buscar una empresa de outsourcing de adquisiciones, hay tres áreas que deben formar parte del proceso de revisión: método de pago, servicios exactos que se proporcionarán y métricas para evaluar el desempeño. Las empresas que subcontratan adquisiciones a empresas ubicadas en el extranjero deben revisar las obligaciones contractuales legales, las horas de operación y los aportes o el acceso de la gerencia. La selección de una empresa de servicios de adquisición debe completarse mediante un proceso de licitación de contrato abierto. La calidad de las respuestas de licitación puede ser muy reveladora, ya que este tipo de trabajo es la función principal de una empresa de servicios de adquisición.

Hay dos métodos de pago diferentes que se encuentran comúnmente en la subcontratación de compras: porcentaje de compras o tarifa plana por pedido. El porcentaje de compras es un porcentaje fijo facturado basado en el gasto total procesado a través de la empresa de servicios. Por lo general, se envía una factura cada mes, que indica el valor en dólares de todos los pedidos procesados, la cantidad total de ahorros logrados y la cantidad adeudada por los servicios prestados. La tarifa plana se basa en el gran volumen de transacciones. Ambos métodos pueden manipularse para inflar los valores de las facturas y deben administrarse cuidadosamente.

La lista de servicios que proporcionará la empresa de servicios de adquisición debe estar claramente definida. Las condiciones de pago, los requisitos de informes, los procedimientos de escalamiento y el nivel de servicio son importantes en este tipo de acuerdo. Asegúrese de que estén incluidos en el contrato a un nivel muy detallado. Las métricas que proporcionará la compañía deben estar vinculadas a los servicios contratados. Estos valores se utilizan para determinar si la empresa de subcontratación de adquisiciones cumple con su acuerdo contractual y de nivel de servicio.