¿Qué es la planificación de proyectos?

Como elemento esencial de la gestión del proyecto, la planificación del proyecto implica el desarrollo de elementos de acción y programación que mantendrán el proyecto avanzando de manera consistente. Cuando se ejecuta correctamente, la planificación del proyecto también incluirá fechas objetivo para la finalización de cada elemento de acción, lo que permitirá avanzar con otros elementos pendientes de manera ordenada. Un plan de proyecto real se conoce como una lista de escalación en algunas configuraciones comerciales.

Si bien algunos creen que la planificación de proyectos y la planificación de procesos son iguales, ese no es el caso. Ambos son elementos clave en la gestión de proyectos, pero el enfoque de cada elemento es complementario más que igual. La planificación del proceso se centra más en la selección de los recursos necesarios para el proyecto, así como en proporcionar un marco general para lograr el fin deseado. Por el contrario, la planificación del proyecto se centrará en identificar y organizar las tareas individuales necesarias para completar cada paso del proyecto utilizando los recursos identificados en la planificación del proceso.

Para mantener la planificación del proyecto en curso, un gerente de proyecto normalmente dirige el equipo encargado de la responsabilidad de implementar cada elemento de acción o paso necesario para completar el proyecto. El gerente ayuda a coordinar las acciones de cada miembro del equipo, medir el progreso y toma decisiones con respecto a los cambios en el plan del proyecto cuando y según sea necesario. En general, el gerente del proyecto apoyará al equipo en cualquier forma necesaria para que el proyecto avance de manera oportuna y rentable. El gerente del proyecto también es a menudo directamente responsable ante los propietarios de la empresa y otras personas responsables de la función general del negocio.

Al igual que cualquier tipo de planificación empresarial, la planificación de proyectos consiste en obtener el mayor beneficio mientras se hace el uso más inteligente de los recursos disponibles. Con ese fin, un objetivo de este tipo de planificación es establecer datos realistas en términos de cuánto se necesita de cada recurso requerido y cuánto tiempo se requerirá el recurso. Por ejemplo, un plan de proyecto puede requerir el uso de camiones para transportar materiales a un sitio de construcción. El plan programará las entregas en función de cuándo se necesitan los materiales, haciendo posible que la compañía use esos camiones para otros fines cuando no se requiera para la finalización del proyecto en consideración.

Hoy, la planificación de proyectos a menudo se mejora con el uso de software para desarrollar el plan general y mantener a todos los miembros del equipo al tanto del progreso en el conjunto actual de elementos de acción. El software de planificación de proyectos facilita la organización de los elementos de acción en la secuencia más lógica, establece fechas de finalización razonables para cada elemento del plan y realiza un seguimiento de los factores que afectan el progreso del proyecto. El software de planificación puede ser un paquete de software patentado desarrollado especialmente para el uso de una compañía, o puede ser un producto comercial que se presta bien a la planificación de proyectos en una variedad de entornos comerciales diferentes.