¿Qué es la gestión de órdenes de compra?

La gestión de órdenes de compra es una función interna de contabilidad empresarial. Las empresas utilizan un proceso de compra para adquirir inventarios, activos operativos y otros artículos necesarios para producir bienes o servicios. Las órdenes de compra representan un documento interno que otorga autorización específica para comprar diferentes recursos. Las empresas más grandes generalmente tienen un proceso de pedido de compra más bien definido que las empresas más pequeñas. Las grandes empresas crean políticas de gestión de pedidos de compra para garantizar que los empleados sigan los procedimientos operativos estándar para este proceso.

Los dueños de negocios generalmente designan la autoridad de orden de compra para ciertas personas en el negocio. Los dueños de negocios, directores y gerentes de nivel ejecutivo a menudo permiten a los gerentes operativos aprobar órdenes de compra para su departamento. Las órdenes de compra por montos significativos en dólares, como varios miles de dólares, son las únicas órdenes de compra que necesitan la autorización de un ejecutivo. Los dueños de negocios y gerentes ejecutivos delegan esta capacidad para garantizar que las operaciones comerciales de la compañía puedan continuar sin una supervisión excesiva.

Las empresas pueden utilizar un sistema de gestión de pedidos de compra que requiere una revisión de varios vendedores o proveedores. Este requisito asegura que la empresa obtenga el menor costo posible por los recursos económicos. Las empresas de fabricación, producción y construcción suelen utilizar un sistema de orden de compra de oferta / propuesta. Un sistema de oferta / propuesta permite a los vendedores y proveedores presentar a una empresa información específica relacionada con la compra de recursos económicos. Los vendedores y proveedores describirán el costo de cada artículo, el proceso de entrega disponible y el tiempo necesario para completar todos los servicios enumerados en la oferta / propuesta. Este proceso alivia a la empresa de realizar grandes cantidades de trabajo de pies relacionado con la adquisición de recursos económicos.

Las grandes empresas suelen tener un departamento de compras exclusivamente responsable de la adquisición de recursos. Este departamento toma la orden de compra autorizada y la envía al vendedor o proveedor. El departamento de compras revisa la disponibilidad de bienes para garantizar que el vendedor pueda completar todas las obligaciones contractuales en la orden de compra. Los problemas de seguimiento o las modificaciones a la orden de compra pueden enviarse al gerente operativo para su aprobación. El departamento de compras es simplemente una función intermedia que maneja el proceso de pedido en el sistema de gestión de pedidos de compra.

Una vez que los bienes o servicios se reciben o completan, los vendedores y proveedores enviarán a la compañía una factura para solicitar el pago. Esto comienza el proceso final del sistema de gestión de órdenes de compra. La factura es revisada por el departamento de contabilidad de la compañía. En el departamento de contabilidad, las cuentas por pagar son responsables de revisar el papeleo de la orden de compra y emitir los pagos. Muchas compañías usan un sistema de emparejamiento de tres vías. Los empleados de cuentas por pagar revisarán la orden de compra interna contra la documentación recibida y las facturas del proveedor. Las empresas solo emitirán pagos cuando las tres piezas de documentación coincidan. Los empleados de contabilidad ingresarán la información en el software de contabilidad de la compañía, imprimirán un cheque y un firmante autorizado firmará el pago de emisión al proveedor.