¿Qué es la adquisición estratégica?
El concepto principal de adquisición estratégica es que a través de iniciativas avanzadas de planificación, programación y compras grupales, una empresa puede experimentar importantes ahorros de costos. Además del ahorro en dólares, se generarán ahorros adicionales a través de una operación comercial más eficiente y, por lo tanto, una mayor rentabilidad. La implementación de compras estratégicas dentro de una empresa requiere centrarse en tres conceptos de compras: compras grupales, servicios de compras centralizados y el uso de sistemas de gestión de datos de compras.
Los conceptos en adquisiciones estratégicas requieren comunicación y cooperación entre la unidad de negocios y los servicios financieros y que las adquisiciones se implementen de manera efectiva. Incluso un concepto simple, como alentar las compras planificadas, puede causar problemas operativos importantes si no se discute con la unidad de negocios. Por ejemplo, una panadería puede ordenar productos secos cada semana, según las órdenes de trabajo planificadas para ese período. Si el departamento de compras decide que es más rentable ordenar estos materiales una vez cada dos semanas, la panadería experimentará dificultades con el almacenamiento, el acceso y la prevención de pérdidas.
La compra grupal es el proceso de combinar los requisitos de recursos totales para diferentes departamentos dentro de la empresa y emitir una orden de compra permanente. Este pedido único es para una cantidad mayor que varios pedidos más pequeños. Por lo tanto, se pueden negociar costos más bajos por unidad con el proveedor. Si los departamentos están ubicados físicamente en una variedad de edificios, el contrato puede estipular las ventanas de entrega y abordar la cuestión de los costos de entrega. Esta práctica es bastante común en las grandes empresas, como parte de un plan comercial integrado de compras estratégicas.
Los gastos generales administrativos son el costo para la organización de todo el ciclo de compras a pagar. Esto incluye los salarios y los costos de soporte para el personal de adquisiciones, el procesamiento de facturas, la producción de cheques y la resolución de consultas de proveedores. Un proceso organizado y administrado elimina una cantidad significativa de estos costos, ya que se incurre solo una vez por cada producto. El personal de compras centralizado puede proporcionar un mayor nivel de apoyo a las unidades de negocios y garantizar que se cumplan las políticas.
Los sistemas de gestión de compras o compras a menudo se proporcionan como parte de un gran software de contabilidad o soluciones de planificación de recursos empresariales. Este módulo se utiliza para crear solicitudes de compra y órdenes de compra y sus facturas y procesar entradas de mercancías. Además, las herramientas de análisis e informes integradas en este tipo de sistema permiten al departamento de adquisiciones administrar el proceso comercial, determinar los costos generales para la institución e identificar posibles oportunidades de ahorro. Los informes también se pueden utilizar para garantizar el cumplimiento de las políticas y como evidencia en respuesta a cualquier desafío legal.