¿Qué es la gestión de suministros?

La gestión de suministros es un término que se utiliza para describir los procesos utilizados por muchas empresas para adquirir, inventariar y distribuir artículos que se utilizan en las operaciones continuas del negocio. El proceso de gestión de suministros se refiere a las materias primas utilizadas en la producción, así como a los suministros de oficina, los componentes para la reparación de máquinas y cualquier otro elemento que se utilice internamente para la función continua de la empresa. Un objetivo principal de la gestión eficaz de la cadena de suministro es equilibrar la necesidad de tener artículos a mano cuando sea necesario con mantener un inventario más pequeño, lo que permite a la empresa llevar menos gastos generales.

Para muchas empresas, el proceso de gestión de suministros comienza con un departamento o grupo de compras central. Este grupo coordina activamente la compra de materias primas, piezas de repuesto y suministros, e incluso artículos como papel de copia, lápices y cartuchos de impresora. Un grupo de compras buscará proveedores eficientes en cuanto a costos y establecerá relaciones que le permitan a la compañía comprar artículos según sea necesario o según un cronograma predeterminado que puede modificarse si es necesario. Luego, el grupo coordina la entrega de los artículos para que lleguen a las instalaciones de la planta poco antes de que sean necesarios.

Para muchas personas involucradas en la gestión de suministros, un concepto tradicional que rige el proceso general se conoce simplemente como uso. El uso se refiere a la cantidad de unidades de un artículo determinado que se usan habitualmente dentro de un período de tiempo determinado, como un mes calendario. Determinar el uso promedio es útil para el administrador de suministros, ya que permite proyectar cuándo se agotará el suministro actual y será necesario pedir más unidades para la entrega poco antes de que sean necesarias.

Al coordinar las compras con el uso, el proceso de gestión de suministros logra dos cosas. Primero, el proceso hace posible diseñar y mantener un presupuesto viable, asegurando que los materiales y otros elementos necesarios para mantener a la empresa en funcionamiento siempre estén presentes. En segundo lugar, la gestión eficaz del suministro también facilita la práctica del control de inventario responsable, manteniendo el número de unidades disponibles de cualquier artículo dentro de un cierto nivel y, por lo tanto, minimizando la carga fiscal que las empresas pagan sobre las materias primas, los productos en proceso y los productos terminados.

En tiempos pasados, el proceso de administración de suministros se basaba en gran medida en un proceso de mantenimiento de registros manual que rastreaba el pedido, la recepción y el desembolso de cada artículo adquirido para uso de la compañía. Como parte de estos registros manuales, era esencial calcular el uso basado en las fechas de emisión para los diferentes departamentos de la empresa. Hoy, el software de administración de suministros maneja muchos de los cálculos automáticamente a medida que los recibos y los desembolsos se publican en la base de datos. Esto hace posible que los gerentes de suministros ejecuten rápidamente informes que indican qué artículos deben reordenarse durante la próxima semana y cuántas unidades de cada artículo deben ordenarse.

Algunos de los programas de software de administración de suministros más robustos son incluso capaces de crear formularios de aprobación de pedidos internos electrónicos y en papel, como solicitudes que se envían a un departamento central de compras y se les asigna un número de factura para que se haga referencia en el pedido real. Un software de este tipo a menudo puede crear formularios de cumplimiento de pedidos y distribuir copias a los departamentos autorizados una vez que los materiales se reciben realmente en el sitio donde se utilizarán.