¿Cuál es la mejor forma de organizar archivos?

Mantener el papeleo en orden puede ayudarlo a encontrar documentos cuando los necesite sin tener que buscar por todos lados. Es posible que algunas personas no se tomen el tiempo para organizar los archivos porque no están seguros de dónde comenzar, pero es importante mantener todo en orden y ordenado. Si bien tener archivos organizados puede parecer poco probable, especialmente si está viendo un gabinete de archivos desbordado, es muy factible.

Hay quienes pueden no estar seguros de cuánto tiempo deben guardar sus documentos. Siempre y cuando sus documentos sean esenciales para fines impositivos, es importante conservarlos desde enero hasta que finalicen sus impuestos al año siguiente. Después de completar sus impuestos, su contador puede aconsejar cuánto tiempo más debe conservar la documentación. Los documentos sobre sus impuestos, registros médicos, cuentas de jubilación y ahorro y registros de vivienda deben mantenerse permanentemente. Los documentos que sean relevantes para sus artículos caros, como joyas, automóviles y antigüedades, también deben guardarse permanentemente. Los estados de cuenta de la tarjeta de crédito que desee conservar durante siete años y las facturas de servicios públicos generalmente pueden conservarse durante aproximadamente un año.

Cuando desee organizar archivos, puede ahorrar mucho tiempo y espacio si se deshace de lo que no necesita. Coloque cada papel en una pila con otros papeles correspondientes y lo que no quiera poner en otra pila para triturar. Después de reducir el tamaño, sabe exactamente cuánto espacio necesita para sus archivos.

Las carpetas de Manila son útiles cuando llega el momento de organizar los archivos. Escriba en la pestaña qué contiene cada carpeta y coloque las carpetas en orden alfabético. Archive los documentos contenidos en cada carpeta en orden de fecha, por ejemplo, coloque los documentos más antiguos en la parte posterior y los más nuevos en el frente. Esto no solo es más fácil para encontrar lo que necesita, sino también para cuando necesita limpiar las carpetas.

Los archivos en papel no son los únicos archivos que pueden desorganizarse; los archivos digitales también pueden. Para saber lo que necesita organizar, revise cada área de su computadora y limpie los archivos que ya no necesita, ya sean imágenes o documentos. Si aún desea los archivos, considere transferirlos a una memoria USB o a un CD en blanco.

Para organizar los archivos, debe designar un lugar específico para cada uno de ellos. Tal como lo haría para los archivos en papel, haga carpetas individuales en la computadora de acuerdo con categorías específicas. Por ejemplo, agrupe sus proyectos de trabajo en una carpeta y fotos de ciertas vacaciones familiares en otra y etiquételas en consecuencia. Ya sea que los necesite o decida que desea eliminarlos en el futuro, sabe exactamente dónde encontrarlos. Para asegurarse de que todo se mantenga organizado, recuerde etiquetar correctamente cada archivo digital que guarde y póngalo en la carpeta correspondiente.

Tener archivos no sistemáticos puede llevarlo a estar agotado y frustrado, pero si los organiza una vez, es posible que no tenga que volver a hacerlo. Mantenerlos organizados continuamente evitará que tengas que pasar tiempo pasando por el proceso de organización inicial nuevamente. Tomarse el tiempo para organizar los archivos puede hacer que pueda encontrar lo que necesita cuando lo necesita sin un proceso de búsqueda exhaustivo. Además, tener sus archivos organizados en un solo lugar evitará que se vuelvan desordenados que se desborden en el resto de su hogar.