¿Qué es el proceso de gestión del cambio?

Un proceso de gestión de cambios es una serie de prácticas comerciales utilizadas para controlar y gestionar los cambios dentro de un gran sistema u organización. El término se usa más comúnmente en ingeniería de sistemas o grandes proyectos de construcción. El propósito de la gestión de cambios es asegurar que haya una comunicación clara entre el cliente y el proveedor de servicios sobre la variación solicitada de las especificaciones aceptadas, el impacto en la línea de tiempo y el costo proyectado de esos cambios. Una ventaja adicional de este proceso es la validación de la autorización para las solicitudes de cambio.

Todo el proceso de gestión del cambio se compone de tres elementos: solicitar el cambio, evaluar el tiempo y el costo para realizar el cambio e implementar los cambios. Estos pasos siguen siendo los mismos si el proyecto es un proyecto de tecnología de la información o un proyecto de construcción. Vale la pena señalar que los tribunales reconocen una adhesión estricta a un proceso formal de gestión de cambios como una herramienta válida para gestionar los cambios en los contratos. Los cambios solicitados y aprobados a través del proceso deben ser pagados por la empresa, independientemente de la autoridad del solicitante. Se supone que la empresa diseñó una práctica comercial que siguió su proceso de aprobación interna.

Para gestionar las solicitudes de cambio, muchas empresas diseñan un formulario que proporciona toda la información requerida. Por ejemplo, un formulario de solicitud de cambio generalmente requiere el nombre del solicitante y su título, el negocio racional para la solicitud, la funcionalidad requerida y las implicaciones generales. También se incluyen los nombres de las personas responsables y quienes probarán y aceptarán los cambios. Al recibir y revisar el formulario, el administrador del sistema asigna un número de seguimiento a la solicitud.

La persona responsable del sistema o proyecto ahora revisa los detalles de la solicitud y calcula los recursos requeridos, la asignación de tiempo y los costos asociados con la implementación de este cambio. Durante este proceso, puede haber preguntas o aclaraciones requeridas del solicitante. Esta información se incorpora en el formulario de solicitud de cambio.

Si se aceptan los costos, la solicitud generalmente se agrega a una lista priorizada de otras solicitudes de cambio, como parte del proceso de administración de cambios. El trabajo se asigna a un área específica, que se vinculará con el administrador del sistema o del proyecto para aclarar los requisitos y realizar los cambios necesarios. En un entorno de tecnología de la información, estos cambios se realizan en un sistema de prueba. Es responsabilidad de los evaluadores garantizar que los cambios cumplan con sus requisitos originales y no generen resultados negativos. Al completar con éxito las pruebas, los cambios se trasladan a la producción o al sistema en vivo. Cualquier problema o problema nuevo creado como resultado de este cambio se revisa y puede dar lugar a ciclos adicionales de cambios, pruebas e implementación.