¿Qué es el ciclo de gastos?

El ciclo de gastos es un tipo de proceso que ayuda a definir qué ocurre desde el punto en que una empresa o consumidor decide que la compra de un bien o servicio determinado es necesaria hasta el punto en que la compra se paga por completo. La cantidad y el tipo de pasos incluidos dentro del ciclo variarán, según la complejidad de la investigación y, en última instancia, de obtener el permiso para realizar la compra. El proceso puede complicarse aún más en función de las políticas y procedimientos que intervienen en la decisión de cuándo y cómo presentar el pago de esas compras.

Para muchas empresas, el ciclo de gastos comienza con la concesión de permisos para realizar una compra en particular. Por lo general, la parte que desea realizar la compra debe enviar lo que se conoce como formulario de solicitud a un agente o departamento de compras. Si el agente revisa la solicitud y descubre que el artículo solicitado se encuentra dentro de las pautas de fijación de precios y restricciones presupuestarias de la compañía, el siguiente paso en el ciclo implica la emisión de un número de orden de compra. En ese momento, la parte que presentó la solicitud original puede comunicarse con el proveedor autorizado y realizar el pedido, teniendo en cuenta cuidadosamente que el número de orden de compra asignado por el agente de compras debe incluirse como parte del detalle que se encuentra en la factura del pedido.

Una vez que se realiza el pedido y se entrega el artículo solicitado, el siguiente paso en el ciclo de gastos implica contabilizar la recepción del artículo y asignar el costo a un departamento o división específicos dentro de la estructura de la empresa. Dependiendo del tipo de empresa involucrada, el artículo puede colocarse en un inventario activo hasta que realmente se desembolse a un departamento específico. Por ejemplo, las materias primas utilizadas en la creación de bienes que la empresa ofrece para la venta pueden almacenarse en un almacén de la empresa hasta que se liberan y se cargan al departamento que sirve como primer enlace en el proceso de fabricación.

Los pasos finales en un ciclo de gastos implican la programación del pago de los bienes comprados. En algunos casos, el ciclo es muy corto, como cuando se debe presentar el pago en el momento de la entrega. En otras ocasiones, esta parte final del ciclo de gastos puede organizar las facturas pendientes actuales en función de las fechas de vencimiento asignadas por los proveedores, con un equipo de cuentas por pagar que revisa y aprueba cada factura para el pago. En ese momento, el pago está programado para realizarse en la fecha de vencimiento real indicada en la factura o antes. Dependiendo de las políticas de la compañía, ese pago puede ser en forma de una transferencia electrónica realizada a la cuenta del proveedor, o un cheque en papel que se prepara y se envía por correo a la dirección de envío proporcionada por el proveedor. Por lo general, el ciclo de gastos se considera completo una vez que el pago se ha procesado y se ha liquidado el banco emisor.