¿Cuál es el proceso estándar de orden de compra?

Una orden de compra es un compromiso de compra, un documento legal entregado por un comprador a un vendedor. El proceso de la orden de compra comienza con la asignación de un número único y un documento que presenta todos los aspectos del proceso de compra. Los términos del acuerdo de una orden de compra pueden incluir flete, fecha de entrega, costo, descripción de la mercancía, expectativas de pago y muchos otros.

Grandes o pequeños, los fabricantes que deseen limitar la cantidad de inventario almacenado en el piso de un almacén esperarán una orden de compra de un cliente para comenzar a completar una orden. El proceso de pedido de compra comienza con un documento del comprador al vendedor que describe las expectativas del producto, así como los términos de entrega. Luego, el fabricante generalmente emite un pedido de cliente, que es un reconocimiento de esas expectativas. Si la orden de compra y la orden de venta coinciden, esto limita la responsabilidad de ambas partes ya que la orden de compra es un contrato legalmente vinculante para comprar.

Después de que se genera el pedido de ventas, el fabricante puede comenzar a trabajar en el pedido. Esto puede incluir la compra de materiales, la contratación de mano de obra y la modificación de equipos. El proceso de orden de compra protege al fabricante en caso de que el comprador decida retirarse de la venta después de que el vendedor haya incurrido en gastos. El comprador también está protegido por el proceso de pedido de compra porque no está obligado a aceptar o pagar por mercancías que no cumplan con las expectativas descritas en el documento.

El proceso de pedido de compra también ayuda a optimizar el pedido al enumerar todas o la mayoría de las variables involucradas en el proceso de pedido. Estos incluyen la descripción de la mercancía, la fecha esperada, el costo exacto, las condiciones de pago e incluso qué parte está obligada a pagar el costo del flete. El proceso de pedido de compra es particularmente invaluable al importar o exportar, ya que muchos de los términos se han vuelto universales en significado y fácilmente identificables por otros países.

Muchos fabricantes utilizan órdenes de compra para planificar presupuestos de flujo de efectivo con meses o incluso años de anticipación. El ciclo desde la fecha en que se emite una orden de compra hasta el momento en que se realiza la entrega y se recibe el pago puede ser bastante largo. Una empresa debe planificar sus gastos en consecuencia para poder hacer los requisitos de efectivo a corto plazo, como la nómina.

Una vez que se emite la orden de compra y se reconoce la orden de venta, comienza el trabajo. El proceso finaliza con la entrega de bienes y la emisión de una factura, aunque algunos fabricantes requieren el pago total o parcial antes de la entrega. Una vez que se acepta la mercancía y se paga la factura, se completa el proceso de pedido de compra.