¿Qué es la gestión del tiempo y la asistencia?

Para maximizar la productividad, muchas compañías implementan políticas de gestión de tiempo y asistencia que los empleados deben cumplir. Las políticas explican a cuánto tiempo de enfermedad o vacaciones tiene derecho cada empleado, y cómo los empleados deben programar el tiempo libre. Las políticas de tiempo y asistencia también explican cómo la empresa hará un seguimiento de las horas de trabajo de cada empleado y cómo se estructuran los períodos de pago.

Las leyes en algunas naciones, incluido Estados Unidos, requieren que la mayoría de las empresas paguen un salario por hora a las personas que no están empleadas como gerentes o supervisores. Los procedimientos de gestión de tiempo y asistencia de una empresa deben especificar cómo los gerentes rastrean y registran las horas trabajadas por los empleados. En algunos países, la ley obliga a las empresas a usar tarjetas de tiempo, en las cuales cada empleado debe documentar sus propias horas de trabajo. Los empleados por hora presentan la tarjeta de tiempo completada al gerente del departamento al final de la semana laboral, y el gerente debe revisar su exactitud antes de aprobarla y pasar la información al departamento de nómina.

Muchas compañías permiten a los empleados tomarse vacaciones y enfermedad durante el año, así como tiempo libre como resultado de ciertos eventos de la vida, como embarazos, funerales o servicio militar. La política de administración de tiempo y asistencia de la compañía debe explicar si tales ausencias son pagas o no y cuánto aviso deben dar los empleados antes de tomarse un tiempo libre. En la mayoría de los casos, los gerentes o supervisores tienen que aprobar las ausencias del personal, y los empleados que toman un tiempo libre no autorizado pueden enfrentar medidas disciplinarias que pueden incluir el despido.

Los empleados son responsables de llegar a tiempo al trabajo y de asegurarse de estar preparados para comenzar a trabajar en el momento de su turno. Las personas que llegan tarde al trabajo normalmente se consideran tarde, y muchas empresas tienen reglas estrictas que limitan la cantidad de veces que un empleado puede llegar tarde antes de tomar medidas disciplinarias. Las definiciones de tardanza varían, y algunas empresas brindan a los empleados cierto margen de maniobra al registrar a los empleados como tarde si llegan al trabajo varios minutos después de su hora programada.

Los gerentes de departamento deben tener en cuenta el registro de asistencia de cada empleado cuando se realizan revisiones trimestrales y anuales. Las altas tasas de absentismo y tardanzas pueden ralentizar la producción y reducir la eficiencia en una empresa, por lo que los empleados con bajos registros de asistencia a menudo reciben evaluaciones de desempeño negativas. Para evitar demandas judiciales derivadas de acusaciones de discriminación en tales situaciones, las empresas mantienen registros de gestión de tiempo y asistencia en el archivo durante varios años.