¿Qué es la gestión de proveedores?

Los vendedores son individuos o empresas que suministran bienes o servicios a otros individuos o empresas. La gestión de proveedores es un término utilizado para describir el proceso de encontrar, calificar y hacer negocios con proveedores. Las actividades comunes incluyen investigar proveedores, negociar contratos, obtener cotizaciones, evaluar el desempeño, crear y actualizar archivos de proveedores y garantizar que los pagos se realicen correctamente.

Una vez que una empresa determina que tiene una necesidad que debe subcontratarse, comienza la gestión del proveedor. La empresa debe encontrar uno o más proveedores que puedan suministrar el bien o servicio necesario y evaluar a cada proveedor en función de los precios, las capacidades, el tiempo de entrega, la calidad del trabajo y la reputación de la empresa. Este proceso a menudo implica solicitar precios, verificar referencias e investigar la empresa a través de recursos en línea. También puede incluir la verificación de la estabilidad financiera, el seguro y las certificaciones del proveedor potencial.

Después de seleccionar a los proveedores, la administración de proveedores es una cuestión de administrar un grupo de proveedores, asignar trabajos o contratos a medida que surjan las necesidades, monitorear el desempeño del proveedor y garantizar que se cumplan los términos del contrato. En las grandes empresas, un gerente de proveedores a menudo tiene más de un proveedor en el grupo para cada tipo de producto de servicio. Ciertos proveedores pueden ser preferidos, lo que significa que son la primera opción cuando surge un proyecto. Otros pueden ser proveedores de respaldo, a quienes se recurrirá si el proveedor preferido no puede aceptar un proyecto determinado o no lo realiza.

La gestión de proveedores a menudo implica una gran cantidad de papeleo electrónico o manual. Muchos sistemas de cuentas por pagar requieren que los proveedores se configuren en una base de datos. Esto puede requerir la recopilación de información de contacto del proveedor, certificados de seguro y números de identificación de contribuyentes. Si el proveedor tendrá acceso a información privada o privada, un acuerdo de no divulgación u otro tipo de acuerdo generalmente debe firmarse y colocarse en los archivos del proveedor. Muchas compañías requieren que los archivos de los proveedores se actualicen anualmente, por lo que un gerente de proveedores deberá asegurarse de obtener los documentos actuales cada año.

El término administración de proveedores generalmente se usa dentro del contexto de las operaciones comerciales, pero las personas también pueden necesitar administrar proveedores de vez en cuando. Un dueño de casa, por ejemplo, puede necesitar contratar a un techador o un diseñador de interiores; En esta situación, deberá obtener ofertas, elegir un proveedor, controlar la calidad del trabajo y procesar el pago, tal como lo haría una empresa. Los salones de belleza, los agentes de seguros, las instalaciones de cuidado infantil y los servicios personales similares también son ejemplos de proveedores con los que una persona puede trabajar con frecuencia.