¿Qué debo incluir en una orden de trabajo?
La información que debe incluir en una orden de trabajo, un documento utilizado para solicitar trabajo de otra persona o departamento dentro de una empresa, generalmente variará según el tipo de trabajo que solicite. En la mayoría de los casos, su información de contacto, la información de contacto de la persona o departamento al que está enviando la orden de trabajo y un número de seguimiento interno o externo son necesarios. También deberá incluir una descripción detallada del trabajo solicitado, incluida la urgencia del asunto, dónde es necesario el trabajo y qué debe hacerse. En algunos casos, es posible que deba proporcionar información sobre el costo del trabajo, específicamente a qué cuenta se debe cobrar el trabajo.
Antes de enviar una orden de trabajo, deberá proporcionar información sobre dónde puede ser contactado para obtener detalles sobre el trabajo y los tiempos de finalización estimados. Esto generalmente incluirá su nombre, número de teléfono, dirección de correo electrónico y la ubicación física de su oficina. También deberá incluir el nombre del departamento al que envía la orden de trabajo y, en algunos casos, el nombre de la persona a la que se dirige la orden de trabajo.
Los números de seguimiento se utilizan en cada solicitud de trabajo para fines de archivo y para seguir el progreso del trabajo. En los sistemas computarizados de órdenes de trabajo, este número de seguimiento a menudo se genera automáticamente, generalmente por la fecha y el número asignado al departamento que solicita el trabajo. En algunos casos, es posible que deba ingresar esta información usted mismo según la política de la empresa. Si su departamento u oficina utiliza números de seguimiento internos, normalmente tendrá que incluir esto en la orden de trabajo también para fines de seguimiento y archivo.
La parte principal de una orden de trabajo es una descripción del tipo de trabajo que se solicita. Este puede ser un párrafo corto, principalmente cuando el trabajo es un proyecto de oficina o se trata de tecnología. Para el trabajo que incluye trabajo manual, generalmente arreglando o mejorando una oficina o edificio, es posible que deba incluir un dibujo aproximado que indique la ubicación del problema. Esta información generalmente se adjunta al pedido en lugar de estar dentro del documento real.
Una fecha sugerida de finalización a menudo también se incluye en este tipo de documento, incluida la información sobre la urgencia del asunto. Dependiendo de las políticas de su empresa, la fecha que incluya aquí será una sugerencia para la persona a la que envía el pedido o una fecha límite firme. También deberá incluir información detallada sobre la ubicación del trabajo que se completará, según corresponda, incluida la dirección del edificio, el piso y el número de habitación. Si el trabajo se va a realizar en un sistema o computadora, deberá incluir información sobre qué sistema o computadora necesita trabajar y dónde se encuentra el artículo.
También es posible que deba incluir un número de cuenta en el que el departamento al que envía el pedido puede cobrar el costo del trabajo. Si esto es necesario o no, dependerá de cómo maneje su empresa los procedimientos contables. El trabajo probablemente se cargará a su departamento o, si el trabajo es para un proyecto, a la cuenta con el dinero para el proyecto.