¿Cómo me convierto en un especialista en control de documentos?
Los especialistas en control de documentos gestionan la recopilación, el almacenamiento y la recuperación de los documentos internos de una organización. Por lo general, se requiere una educación secundaria para el empleo de nivel de entrada, pero una cierta cantidad de capacitación universitaria puede ser necesaria para un puesto directivo. Para convertirse en un especialista en control de documentos, también debe poseer buenas habilidades organizativas, informáticas y administrativas. El empleo para esta profesión generalmente se puede encontrar en los campos de atención médica, legal y manufacturero, así como en instituciones educativas y gubernamentales. Las tareas típicas para un especialista en control de documentos incluyen archivar, distribuir y recuperar documentos impresos y electrónicos.
Para convertirse en un especialista en control de documentos, necesitará un diploma de escuela secundaria y una amplia capacitación en el trabajo. La mayoría de los especialistas comienzan esta carrera en una posición de nivel de entrada y asumen responsabilidades adicionales a medida que aumentan sus conocimientos y habilidades. Ciertos empleadores pueden exigirle que complete un título de dos o cuatro años para trabajar en un puesto directivo. Otros pueden estar dispuestos a aceptar la certificación profesional en lugar de un título universitario. Se ofrece capacitación y certificación especializadas de organizaciones reconocidas internacionalmente, como la Sociedad Profesional de Gestión del Conocimiento (KMPro) y la Asociación para la Gestión de Información e Imagen (AIIM).
Además de su educación formal, también debe tener muy buenas habilidades organizativas y administrativas para convertirse en un especialista en control de documentos. Estos profesionales deben organizar y rastrear el uso de cientos de documentos a diario. Debe ser capaz de crear y administrar sistemas de archivo impresos y electrónicos para tener éxito en esta ocupación. También se necesitarán excelentes habilidades informáticas y familiaridad con una variedad de aplicaciones de software para este trabajo. Los puestos de nivel gerencial generalmente requieren buenas habilidades de comunicación y liderazgo junto con la capacidad de capacitar a otros trabajadores.
Después de convertirse en un especialista en control de documentos, puede encontrar empleo en varias organizaciones diferentes. Estos profesionales se emplean con frecuencia en el campo de la salud, la tecnología y la fabricación, así como en la industria de la construcción y la tecnología. Las instituciones gubernamentales y educativas también utilizan sistemas de control de documentos, junto con bancos y otras compañías de servicios financieros. Es posible que pueda encontrar trabajo con un servicio de control de documentos independiente si el empleo tradicional no está disponible. Ciertos empleadores en el campo biomédico o legal pueden requerir capacitación especializada antes del empleo.
Estos especialistas suelen participar en actividades como organizar y archivar varios documentos impresos y electrónicos. Se aseguran de que la versión actual de un documento esté disponible y realizan un seguimiento de su ubicación y uso. Estos profesionales también usan escáneres para hacer copias electrónicas de documentos en papel y crear sistemas de archivo para su almacenamiento y recuperación. Se pueden requerir especialistas a nivel gerencial para desarrollar e implementar procedimientos y políticas para compartir documentos y llevar a cabo clases de capacitación de empleados.