¿Cómo me convierto en administrador de la oficina ejecutiva?

Hay tres habilidades principales necesarias para convertirse en administrador de la oficina ejecutiva: coordinación de proyectos, habilidades informáticas y habilidades interpersonales. Un administrador de la oficina ejecutiva generalmente es responsable de administrar todas las funciones administrativas y de correspondencia requeridas por un gerente superior o ejecutivo. Este no es un puesto de nivel de entrada, pero generalmente lo ocupa alguien con 10 a 15 años de experiencia como administrador ejecutivo o gerente de oficina. Por lo general, se requiere un cierto nivel de madurez emocional y confidencialidad en este rol.

Una variedad de programas de capacitación generalmente están disponibles en las universidades comunitarias y profesionales para ayudarlo a convertirse en administrador de la oficina ejecutiva. Estos programas tienen una duración de uno a dos años, y a menudo se denominan programas de administración o administración de oficinas. Busque un programa con cursos de gestión ejecutiva para aprender a trabajar con personas en puestos de alto poder.

Las personas exitosas y felices en este rol son naturalmente extrovertidas, disfrutan trabajar con otras personas y les gusta estar en el medio de la acción. Él o ella se enorgullece de tener la primicia, pero puede guardar un secreto. La confianza, la asertividad y el equilibrio son necesarios en este rol. Es importante que la persona en este rol no tenga miedo de decir la verdad, ya que muchos ejecutivos confían en el administrador de la oficina para ayudarlos a evitar errores.

Las habilidades de coordinación en este entorno se refieren a la capacidad de motivar a otros a terminar una tarea a tiempo. Él o ella deben poder proporcionar al ejecutivo el producto de trabajo que requieren a tiempo, independientemente de quién sea realmente responsable. Hay muchas maneras de garantizar que se satisfagan las necesidades del ejecutivo, y las técnicas utilizadas dependen de la situación y la tarea. Por ejemplo, el administrador puede trabajar con proveedores externos en nombre del ejecutivo para cumplir con plazos específicos, asegurándose de que sepan quién es el cliente y el perfil del evento. Él o ella también puede decirle a los gerentes locales que una tarea se debe entregar un día antes de que realmente se realice, para que definitivamente esté lista a tiempo.

Las habilidades de nivel experto con productividad de oficina y otras herramientas de software son esenciales para convertirse en un administrador de oficina ejecutiva. Él o ella debe tener el más alto nivel de habilidad para lograr la eficiencia requerida para completar las tareas en un tiempo limitado. Asegúrese de obtener una certificación formal en los productos de software utilizados en su industria. Esta documentación le dará una ventaja cuando busque un puesto. Asegúrese de mantener estas habilidades actualizadas, ya que esto es esencial en este rol.

Una vez que se convierte en administrador de la oficina ejecutiva, representa al ejecutivo. Las habilidades interpersonales son muy importantes para mantener esta posición y realizar efectivamente las tareas. Manejar prioridades conflictivas y personalidades difíciles son habilidades que se utilizarán todos los días. Además, mantener la confidencialidad mientras se mantiene en contacto con los chismes y las noticias de la oficina es un acto de equilibrio que la mayoría de los administradores de la oficina ejecutiva realizan con facilidad.