¿Cuáles son los diferentes tipos de trabajos de auxiliar administrativo?
Los asistentes administrativos realizan una amplia gama de tareas de secretaría para facilitar el flujo de organización y productividad en un entorno profesional u orientado a los negocios, generalmente en un entorno de oficina. Sin embargo, la mayoría de los trabajos de asistente administrativo requieren habilidades y un nivel de profesionalismo que se extiende mucho más allá del rol típico de las secretarias. Como el título lo indica, las tareas principales de los asistentes administrativos están en gran medida relacionadas con el lado administrativo de la empresa u organización con el objetivo de ayudar al personal de nivel superior y ejecutivo.
Aún así, la mayoría de los trabajos de asistente administrativo implican un cierto grado de tareas de naturaleza administrativa, como contestar teléfonos, programar citas, escribir correspondencia, archivar, etc. También se les puede exigir que hagan un inventario y reordenen suministros de oficina, mantengan registros contables, y otras tareas mundanas necesarias para la gestión básica de la oficina. Sin embargo, generalmente se espera que los asistentes administrativos sean igualmente competentes en el uso de una variedad de software de computadora y sistemas de bases de datos, además de demostrar habilidades excepcionales de comunicación y gestión de proyectos. En este sentido, muchos trabajos de asistente administrativo implican asumir responsabilidades de mayor importancia, como coordinar ferias comerciales, realizar presentaciones y crear diversos materiales de marketing colateral.
Muchos trabajos de asistente administrativo requieren conocimientos y habilidades relevantes para un campo especializado. Por ejemplo, algunos asistentes administrativos realizan una doble función como secretarios ejecutivos, secretarios médicos o asistentes legales. Las tareas básicas de administrar una oficina sin problemas siguen siendo las mismas, pero estas posiciones también involucran habilidades específicas de la industria, como el análisis de datos, el registro de historias de pacientes o la redacción de documentos legales. Existen trabajos adicionales de asistente administrativo que requieren especialización en bienes raíces, seguros, investigación y desarrollo, gobierno, educación y muchos más mercados.
En términos generales, no hay un nivel estándar de capacitación o educación más allá de un diploma de escuela secundaria que se requiere para convertirse en asistente administrativo. De hecho, muchas personas se preparan para el papel perseverando con capacitación en el trabajo en varios tipos de entornos de oficina y subiendo de rango durante un período de tiempo. Sin embargo, hay certificaciones profesionales disponibles para trabajos de asistente administrativo, al menos en los Estados Unidos. Por ejemplo, la Asociación Internacional de Profesionales Administrativos ofrece la designación de Profesional Administrativo Certificado (CAP). Otras organizaciones brindan capacitación y certificación relevante para ciertas profesiones, como las certificaciones del Secretario Legal Acreditado (ALS) y del Secretario Legal Profesional (PLS) ofrecidas por la Asociación Nacional de Secretarios Legales.