¿Cuáles son los diferentes tipos de trabajos de controlador de documentos?
Los trabajos de controlador de documentos implican la revisión de material escrito para una empresa para garantizar que se adhiera a un conjunto particular de estándares. En las industrias reguladas por el gobierno, como la atención médica o la educación, estos profesionales pueden ser responsables de garantizar procedimientos uniformes para la revisión de documentos, la gestión de cambios y el almacenamiento según lo exigen las agencias reguladoras. El control de documentos también se puede incorporar con otras funciones profesionales, incluidos los escritores técnicos o el personal de garantía de calidad. También hay una serie de paquetes de software diseñados para ayudar a las empresas a administrar los ciclos de vida de los documentos, y los trabajos de controlador de documentos pueden implicar trabajar con estos programas. Estos profesionales también pueden trabajar con proveedores externos, incluidas impresoras, traductores y revisores, para garantizar que se mantengan los estándares corporativos durante todas las etapas de la producción de documentos.
Un área corporativa donde los trabajos de controlador de documentos a menudo están disponibles es el cumplimiento normativo. Sus posiciones pueden incluir la actualización y revisión de la documentación procesal para asegurarse de que refleje las prácticas más recientes en la empresa, así como también notificar cualquier cambio a los organismos reguladores relevantes. Los controladores de documentos también pueden ser responsables de identificar los requisitos legales para la documentación de cambios y asegurarse de que cualquier cambio corporativo se comunique y ejecute correctamente. Los trabajos de controlador de documentos en asuntos regulatorios generalmente no son puestos de nivel de entrada, ya que requieren cierto nivel de familiaridad con la empresa o con las agencias gubernamentales que están involucradas en la industria en particular.
Otros trabajos de controlador de documentos pueden estar disponibles para los solicitantes de nivel de entrada y, a menudo, implican funciones administrativas más básicas, como actualizar las bases de datos de documentos y el sistema de archivo, así como asignar números de identificación a la literatura. También pueden ser responsables de facilitar la revisión de la documentación y la auditoría por parte de grupos internos y externos. Estas tareas pueden combinarse con otras funciones administrativas generales como la entrada de datos y la gestión de archivos.
La gran mayoría de las entidades comerciales utilizan software de control de documentos para identificar, actualizar y almacenar su literatura. Algunos trabajos de controlador de documentos consisten en usar este software para actualizar y mantener sistemas de información electrónica. Las personas que trabajan en esta área también pueden recopilar documentación relevante para el archivo y ayudar a garantizar que los documentos públicos cumplan con los estándares corporativos para la marca y las preocupaciones legales. También pueden garantizar que los registros de documentación estén actualizados y cumplan con las políticas y procedimientos relevantes para el control de documentos. Otros empleados pueden buscar orientación en estos profesionales cuando busquen literatura corporativa. También pueden ayudar con la preparación de piezas escritas, como ofertas, propuestas y solicitudes de subvenciones, asegurándose de que cumplan con los requisitos aplicables.