¿Cuáles son los diferentes tipos de secretarias?
En entornos comerciales típicos, la mayoría de las secretarias de oficina realizan las mismas tareas administrativas básicas. Sin embargo, en ciertos tipos de oficinas, las secretarias pueden especializarse en un área en particular y tener responsabilidades únicas. Algunos ejemplos incluyen secretarias ejecutivas, así como secretarias que trabajan en los campos legal, médico y financiero; Estos puestos a menudo requieren capacitación o experiencia adicional más allá de realizar tareas administrativas estándar. Los asistentes virtuales, la mayoría de los cuales trabajan de forma remota en una oficina separada o fuera de sus hogares, son otra categoría de secretarias que se han vuelto comunes en el lugar de trabajo moderno.
Tradicionalmente, un secretario de oficina es la persona responsable de manejar el trabajo administrativo de una organización, como una agencia, una corporación o una escuela. Él o ella podría, por ejemplo, administrar las comunicaciones internas y externas, programar eventos y citas, mantener bases de datos u otros sistemas de mantenimiento de registros y garantizar que las actividades de la oficina se desarrollen sin problemas y de manera eficiente. Las secretarias suelen ser competentes en tecnología, teléfonos operativos, máquinas de fax, computadoras y otros equipos de oficina.
Un secretario ejecutivo es a menudo el asistente del líder de una organización en particular o de un departamento dentro de una empresa. Por ejemplo, un director sin fines de lucro podría tener una secretaria ejecutiva, que luego podría supervisar a los miembros del personal de la secretaría que realizan tareas administrativas de rutina. Su función a menudo incluye coordinar el flujo de trabajo de la oficina y delegar responsabilidades administrativas a otros empleados.
Los secretarios legales, generalmente supervisados por un abogado o un asistente legal, generalmente llevan a cabo tareas administrativas relacionadas con los procedimientos legales. En comparación con otros tipos de secretarias, su trabajo podría centrarse más en la investigación. Otras responsabilidades diarias pueden incluir la preparación de documentos legales y la programación de reuniones con clientes y otros abogados.
Una secretaria médica normalmente tiene conocimientos especializados relacionados con la medicina o el seguro de salud. Es posible que trabaje en el consultorio de un médico, en una clínica o en un hospital, y con frecuencia es responsable de programar citas y mantener registros de pacientes. El puesto generalmente requiere algunos conocimientos financieros para llevar a cabo los procedimientos de facturación. Al igual que una secretaria legal, una secretaria médica también podría realizar investigaciones. Además, él o ella pueden ser asignados a un profesional médico específico, ayudándolo a escribir informes y artículos de revistas o preparándose para conferencias.
Un secretario financiero es un profesional que a menudo trabaja para una iglesia u otra organización que requiere un seguimiento cuidadoso de los fondos entrantes y salientes. En algunos casos, el papel de secretario financiero no es un puesto remunerado, sino más bien un puesto voluntario que alguien ocupa en una junta o grupo de personas relacionado. Él o ella normalmente realiza un seguimiento de los datos financieros y podría ser responsable del manejo real de los fondos.
Los asistentes virtuales suelen ser trabajadores independientes que trabajan desde casa o en otro lugar que no sea una oficina tradicional. Dependen en gran medida de la tecnología, ya que la mayor parte de su trabajo se realiza por computadora, fax y teléfono. Sus áreas particulares de especialización pueden variar. Algunos actúan como asistentes personales de sus supervisores, programan compromisos y realizan otras tareas administrativas. Otros pueden especializarse en ciertas áreas como finanzas, contabilidad o transcripción legal o médica.