¿Cuáles son los principales deberes administrativos auxiliares?
Un asistente administrativo puede tener muchas tareas diferentes en un entorno de oficina, dependiendo de una serie de factores, incluido el tamaño de la oficina y el número de otros empleados. Sin embargo, muchas tareas de asistente administrativo son las mismas en todos los entornos. Estos incluirán, en el nivel más básico, ayudar a su empleador con las tareas diarias de la oficina.
Por lo general, las tareas de asistente administrativo incluyen tareas como contestar teléfonos y transferir llamadas, programar citas, responder preguntas, saludar a los clientes cuando llegan a la oficina y mantener la apariencia de la oficina limpia y ordenada. Otras tareas de asistente administrativo pueden incluir llenar o preparar documentos, archivar documentos, clasificar correo y mantener registros. Por lo general, siempre se requiere que los asistentes administrativos sean competentes con varios programas de procesamiento de texto y presupuestos, por lo que generalmente se requieren buenas habilidades informáticas, junto con la capacidad de escribir al menos 50 palabras por minuto.
El asistente administrativo es generalmente la primera persona que la mayoría de las personas verá cuando ingresen a la oficina, por lo que es importante ser amable, cortés y profesional. La discreción y el respeto son otros rasgos importantes de la personalidad. Un asistente administrativo interactúa con muchas personas durante el día al aceptar llamadas, enviar documentos o paquetes importantes o ayudar a los clientes, por lo que la capacidad de realizar múltiples tareas es esencial. En un entorno de oficina más grande, se puede requerir una mayor cantidad de tareas de asistente administrativo.
Algunas de estas tareas adicionales pueden incluir la supervisión de otros empleados, coordinar y administrar reuniones de personal, mantener un presupuesto de oficina, hacer un inventario y pedir suministros de oficina, y asegurarse de que las tareas necesarias se completen a tiempo. Un asistente administrativo también puede ser responsable de contratar y capacitar al nuevo personal de la oficina, y de mantener un horario para otros en la oficina. También se puede pedir a los asistentes administrativos que aprendan a manejar tareas específicas de la industria para empleadores como firmas de abogados, consultorios médicos o bancos.
Un buen asistente administrativo será aquel que pueda hacer malabarismos con las múltiples tareas del asistente administrativo mientras se asegura de que todo el trabajo se complete a tiempo. Algunos asistentes administrativos son asistentes generales para toda la oficina, mientras que otros se especializan en campos específicos, como finanzas o marketing. Una carrera como asistente administrativo puede ser lucrativa y gratificante, y generalmente ofrece muchas ventajas, como beneficios para la salud y horas relativamente estables. Un asistente administrativo puede trabajar a tiempo completo o medio tiempo, dependiendo de las necesidades de la oficina.