¿Qué hace un asistente de back office?
Un asistente de back office realiza las tareas necesarias para la administración de un negocio, generalmente bajo la supervisión de un gerente de back office o, en pequeñas oficinas, directamente bajo el profesional o profesionales que ofrecen servicios. El trabajo de un asistente administrativo depende en gran medida del tipo de negocio para el que trabaja. En muchas oficinas administrativas, un asistente puede ser responsable de completar tareas básicas o incluso avanzadas de administración y contabilidad. En consultorios médicos o dentales, los asistentes pueden realizar trabajos de laboratorio básicos, preparar muestras para pruebas o codificar registros médicos para la facturación del seguro.
En muchas empresas, algunos trabajadores pueden tener la responsabilidad de trabajar con clientes y clientes, así como con el público en general. Con frecuencia se dice que este personal trabaja en la oficina principal. Los miembros del personal que se centran en realizar servicios administrativos y de soporte que mantienen el negocio en funcionamiento, pero que tienen pocos tratos con clientes y clientes, se consideran personal administrativo. El número de empleados y la variedad y complejidad de sus funciones es diferente en cada back office. Si hay más de un empleado en una oficina en particular, al menos una persona actúa como gerente supervisando el trabajo de los demás. Si el back office consta de varios departamentos diferentes, cada uno trabajando bajo un gerente diferente, un asistente de back office puede realizar un rango relativamente reducido de tareas dentro de ese departamento.
En situaciones en las que una oficina administrativa realiza funciones administrativas, de TI y contables, cada asistente administrativo puede centrarse en ayudar al departamento a realizar estas tareas necesarias. Por ejemplo, un asistente administrativo puede ser responsable de mantener hojas de cálculo en todas o algunas de las finanzas de las empresas. Luego, el asistente informaría a su gerente, quien puede ser un contador, contralor o jefe de contabilidad. Aquellos que realizan otros tipos más generales de tareas de oficina pueden informar a un gerente de oficina.
Las calificaciones para ser un asistente administrativo varían según las tareas realizadas y la naturaleza de la oficina. En muchos casos, se espera que un asistente de back office que trabaje en administración de oficina tenga al menos un diploma de escuela secundaria y experiencia trabajando con varios tipos de software de oficina estándar. Aquellos que realizan tareas más especializadas, como la contabilidad, pueden necesitar algún tipo de certificación o educación en el manejo de hojas de cálculo. Los trabajadores de consultorios médicos generalmente deben tener habilidades y capacitación aún más especializadas en áreas como el trabajo de laboratorio o la facturación médica.