¿Qué hace un ejecutivo de back office?

Las carreras de back office tienden a centrarse en ocuparse de las tareas que mantienen a una empresa en funcionamiento. Por esta razón, el típico ejecutivo de back office a menudo se ocupa de llamadas telefónicas, ingreso de datos y fax. Ayudar al gerente de la oficina a hacerse cargo del inventario es otra tarea común y puede implicar pedir suministros y realizar un seguimiento del uso del equipo de oficina. Además, la administración administrativa puede participar en recursos humanos (RR. HH.), Lo que podría incluir ayudar a entrevistar, administrar y posiblemente disciplinar a los empleados.

Muchas de las tareas ejecutivas típicas de back office implican el uso de la tecnología para mantener a la empresa organizada detrás de escena. Por ejemplo, alguien en este campo puede responder y transferir llamadas telefónicas, ingresar datos en la computadora y administrar correos electrónicos. Un ejecutivo de este tipo a menudo necesita saber cómo usar varios tipos de tecnología de oficina, como una copiadora, una máquina de fax y una impresora, y a menudo se espera que estos sistemas funcionen correctamente para otros empleados. Cuando se necesitan reparaciones para estas máquinas, generalmente se espera que un ejecutivo experimentado de back office resuelva el problema o que una persona de reparación lo resuelva.

Además de mantener el equipo en buen estado de funcionamiento, el típico ejecutivo de back office también esperaba mantener los suministros de oficina almacenados. Por ejemplo, muchas oficinas revisan rápidamente el papel, los bolígrafos y la tinta de la impresora, por lo que al menos una persona necesita contar la cantidad de cada artículo que tiene la compañía, compararlo con la cantidad que necesita y luego ordenar más en función de ese número . Muchas empresas emplean a un gerente de oficina para estas tareas, pero generalmente se espera que el ejecutivo de la oficina administrativa ayude o incluso asuma completamente esta tarea cuando el gerente no está disponible.

Además, muchas empresas asignan al menos un ejecutivo de back office a las tareas de RR. HH., A veces convierten a esa persona en el "departamento" de recursos humanos de la empresa de manera predeterminada. Por esta razón, las personas que trabajan en trabajos de back office pueden ser nombrados para realizar currículums y seleccionar a los candidatos más apropiados para los puestos disponibles. Luego, los ejecutivos pueden llamar y programar entrevistas con el gerente de recursos humanos, aunque también se puede esperar que entrevistan a los candidatos por su cuenta. Una vez que los empleados son contratados, el ejecutivo típico de la oficina administrativa puede capacitar, disciplinar y, si es necesario, despedir a los empleados, especialmente en compañías que de otro modo no cuentan con un departamento de recursos humanos.