¿Qué hace un secretario municipal?
Un secretario municipal es el responsable de las funciones administrativas de una ciudad. Su trabajo es mantener las operaciones diarias funcionando de manera eficiente y precisa. Normalmente apoya al administrador de la ciudad, así como al alcalde, el concejo municipal y cualquier otro personal directamente involucrado en la gestión de la ciudad.
Además del mantenimiento de todos los archivos y registros oficiales, el secretario también supervisa regularmente las operaciones fiscales, como pagar a vendedores y proveedores. Por lo general, se le exige que prepare presupuestos, revise la precisión y validez de los gastos y presente solicitudes de revisiones presupuestarias al administrador de la ciudad. Los fondos de caja para gastos generales de oficina son normalmente su responsabilidad.
Si la estructura del gobierno de la ciudad incluye un concejo municipal y un alcalde, generalmente se requiere que el secretario de la ciudad prepare las agendas para cada una de sus reuniones y notifique a las comisiones de la ciudad si se requiere su aporte para ciertos puntos de la agenda. Estas comisiones a menudo incluyen las comisiones de planificación e impacto ambiental, así como la junta de revisión de diseño y el comité de obras públicas. El secretario habitualmente reúne los paquetes de la agenda y los distribuye a los miembros del consejo. Las actas de las reuniones son normalmente grabadas y editadas por el secretario y distribuidas a los miembros del consejo al finalizar.
Cuando la ciudad celebra elecciones, el secretario municipal a menudo se encarga de los detalles de las elecciones municipales. Esto generalmente incluye la preparación y verificación de la información de la boleta y la distribución de las boletas por correo o en el ayuntamiento. Nombrar y capacitar a los trabajadores electorales es con frecuencia parte de su trabajo, junto con el conteo y la verificación de los resultados electorales.
Cuando se alteran los códigos municipales o los estatutos de la ciudad, el empleado normalmente debe asegurarse de que se publiquen notificaciones apropiadas de las acciones en los periódicos locales. Si se llevan a cabo audiencias públicas sobre temas que afectan a los ciudadanos, se espera que publique avisos de las reuniones de manera oportuna. Todos los archivos y registros históricos relacionados con el gobierno de la ciudad se mantienen tradicionalmente en un lugar seguro por el secretario de la ciudad.
El secretario de la ciudad normalmente está a cargo de la detección, contratación y administración de su personal de apoyo. Si los edificios o propiedades de la ciudad requieren reparaciones o mantenimiento, las notificaciones de licitación pública y el procesamiento de licitaciones generalmente son administrados por el secretario de la ciudad. Los contratos celebrados con los contratistas ganadores generalmente son supervisados por el secretario.
Las calificaciones para un puesto de secretario municipal generalmente incluyen un diploma de escuela secundaria o equivalente. La mayoría de las ciudades prefieren una licenciatura en administración de empresas o un campo relacionado. La experiencia en administración de oficinas o soporte administrativo es una ventaja. Generalmente se requieren habilidades de organización ejemplares para manejar la amplia gama de responsabilidades de un secretario municipal.