¿Qué hace un asistente administrativo?
Un asistente administrativo es responsable de proporcionar apoyo de oficina general para un grupo de personas. Este tipo de asistente puede trabajar en cualquier número de campos, incluidos los despachos de abogados, las escuelas y muchas empresas. Las tareas precisas de las que es responsable el asistente administrativo varían según la empresa, pero es común que un asistente conteste los teléfonos, realice la presentación y programe reuniones. También se pueden incluir varios tipos de tareas informáticas, y el uso de maquinaria básica de oficina es común. Diferentes compañías tienen diferentes expectativas para las personas en este puesto, por lo que es una buena idea leer la descripción del trabajo a fondo para determinar qué implica un puesto administrativo específico.
Trabajar con teléfonos es a menudo una gran parte del trabajo de un auxiliar de oficina. En algunas empresas, un asistente administrativo también puede ser responsable de responder correos electrónicos y mensajes de redes sociales. Los asistentes a menudo se comunican con los clientes y las relaciones comerciales utilizando estos métodos para realizar funciones esenciales para la empresa.
El uso de equipos de oficina es otra gran parte del trabajo de un auxiliar de oficina. Los escáneres, fotocopiadoras y máquinas de fax a menudo se utilizan para realizar una variedad de funciones. Las computadoras, por supuesto, a menudo se usan para archivos virtuales, composición de mensajes y muchas otras tareas. La entrada de datos en las computadoras se asigna comúnmente a los asistentes administrativos, al igual que el mantenimiento de las agendas informatizadas y otros materiales de organización. A veces, la administración de pequeñas cantidades de dinero y la preparación de pequeños presupuestos también se asignan a los asistentes.
Hacer citas suele ser una tarea asignada a los asistentes de oficina. Un asistente puede ser responsable de programar reuniones, asegurarse de que las citas no se superpongan y redirigir a los clientes potenciales a un miembro apropiado del personal de la oficina. A menudo, también se requiere un asistente para organizar el correo y otros materiales de comunicación. Dependiendo del tipo de trabajo que realice la oficina, un asistente administrativo puede ser requerido para firmar paquetes y materiales importantes y dirigir esos materiales a sus destinos apropiados.
El deber principal de cualquier asistente es ayudar a otros trabajadores y, por lo tanto, los deberes precisos que se le puede pedir a un asistente varían según la oficina. Por ejemplo, en una biblioteca, se le puede pedir a un asistente que aplique códigos de barras a los libros, mientras que en una escuela se le puede pedir a un asistente que ayude a repartir combinaciones de casilleros. En esta profesión, la flexibilidad es extremadamente útil, especialmente si alguien está trabajando para la oficina de manera temporal. Lo que principalmente hace un asistente administrativo es hacer de la oficina un lugar más fácil para trabajar, y el asistente hace esto haciendo lo que se le dice.