¿Qué hace un secretario del departamento?
Un secretario de departamento es típicamente responsable de una amplia gama de trabajo administrativo y de facilitar la comunicación entre los diferentes miembros de un departamento. Gran parte de este trabajo implica la creación y el uso de documentos mecanografiados, a menudo utilizando diversos programas informáticos, que se proporcionan a otras personas dentro del departamento. La presentación y la organización del papeleo también pueden ser un aspecto importante del trabajo realizado por un secretario del departamento, aunque gran parte de esto se ha informatizado. La comunicación entre diferentes personas dentro de una empresa también puede realizarse a través de una secretaria, que puede ser responsable de supervisar los mensajes dentro de la oficina y transmitir información a varios empleados.
Las tareas realizadas por un secretario del departamento pueden variar bastante, dependiendo de la naturaleza del negocio para el que trabaja. En general, sin embargo, gran parte del trabajo realizado en este puesto implica la creación y organización de varios documentos que necesita la empresa. Un gerente puede escribir un cronograma para un departamento a mano y luego proporcionarlo a la secretaria del departamento para que lo escriba. Estos tipos de interacciones son bastante comunes, por lo que se puede confiar en la secretaria para ayudar a otros a completar sus objetivos y tareas según sea necesario.
La presentación y organización de documentos físicos también puede ser una parte vital del trabajo realizado por un secretario del departamento. Si bien este tipo de tareas puede parecer trivial a veces, es extremadamente importante que se pueda encontrar y utilizar documentos y registros cuando sea necesario. Si un empleado necesita poder encontrar documentación financiera para un cliente, por ejemplo, la presentación y la organización adecuadas pueden significar una diferencia en las horas de trabajo para encontrarlo.
La información digital ha reemplazado el papeleo físico de muchas maneras, sin embargo, gran parte de este tipo de archivo ha disminuido. Se puede esperar que un secretario del departamento cree una copia de seguridad física de los archivos digitales y los organice de manera confiable. El etiquetado y la presentación adecuados de estos tipos de registros de respaldo pueden requerir la coordinación entre una secretaria y los empleados de Tecnología de la Información (TI) en una empresa.
También se puede esperar que un secretario del departamento ayude con la comunicación dentro de una oficina u otro lugar de negocios. El correo electrónico y la tecnología mejorada del teléfono han hecho que las interacciones entre los empleados sean más fáciles que nunca, pero una secretaria aún puede ser importante para transmitir información. El horario que se le pidió a un secretario del departamento que escribiera, por ejemplo, podría necesitar enviarse por correo electrónico a cada empleado después. Las llamadas telefónicas entrantes también pueden ser recibidas por una secretaria y luego reenviadas según corresponda a toda una empresa.