¿Qué hace un especialista en control de documentos?

Un especialista en control de documentos generalmente pasa gran parte de su tiempo ajustando la literatura, manuales y materiales de instrucción que acompañan a productos altamente técnicos. La mayoría de los especialistas en control de documentos trabajan en industrias como la ingeniería o la fabricación farmacéutica, donde el trabajo es complejo y el lenguaje simple es una rareza. Sin embargo, las instrucciones claras y la información sobre el uso del producto son imprescindibles, que es donde entra el especialista en control de documentos. Este profesional esencialmente actúa como control de calidad para la literatura y los textos que se divulgan al público. El trabajo implica principalmente corroboración, ingreso de datos y verificaciones de consistencia a un alto nivel.

En la mayoría de los contextos, un especialista en control de documentos trabaja como miembro de un equipo de redacción técnica. La escritura técnica básicamente busca capturar la esencia de un procedimiento o producto, luego enmarcarlo en un lenguaje que los consumidores entiendan más fácilmente. Sin embargo, esto implica más que simplemente describir y traducir. Un especialista en control de documentos técnicos debe ser extremadamente preciso y garantizar que se utilice un lenguaje y una codificación coherentes en todos los materiales. La información publicada o distribuida que no puede entenderse fácilmente puede provocar lesiones o el mal uso del producto, lo que puede tener consecuencias negativas para el fabricante.

La mayor parte de lo que trabajan los especialistas en control de documentos son los manuales de instrucciones y la documentación técnica que acompañan a los productos electrónicos y tecnológicos. Cuando el equipo de redacción ha terminado de compilar esta información, el especialista en control de documentos la revisa, buscando claridad y precisión. Esto a menudo implica el uso de un léxico especial específico de la industria de términos altamente técnicos. Esos términos deben definirse y usarse de manera consistente en todos los materiales. Cuando los especialistas encuentran errores o descubren lugares donde se necesita más aclaración, generalmente envían los documentos en cuestión al equipo de redacción.

La efectividad en los trabajos de especialistas en control de documentos generalmente requiere una gran atención al detalle y una aptitud para material complejo. Sin embargo, los especialistas generalmente no necesitan poseer mucha experiencia en el tema. La mayoría de las veces, los especialistas en documentos pueden aprender los entresijos de la industria en el trabajo. Existen excepciones para proyectos en el ámbito de la defensa militar y nacional, porque estos especialistas generalmente deben tener conocimiento de primera mano de las partes que se están construyendo y describiendo. En la mayoría de los otros contextos, sin embargo, un título de licenciatura, experiencia en redacción y edición y habilidades organizativas sólidas son los únicos requisitos.

Fuera de la ingeniería y la ciencia, el término "especialista en control de documentos" a veces, aunque raramente, se aplica a los empleados de nivel de entrada que a menudo son poco más que empleados de correo. Estos empleados manejan la afluencia de documentos, procesan notas y clasifican el correo entrante y saliente. Este tipo de profesionales y aquellos que trabajan en los niveles superiores de fabricación tienen poco en común además del título del trabajo.