¿Qué hace un coordinador de documentos?
Un coordinador de documentos es un profesional de negocios que ayuda a catalogar y archivar adecuadamente varios tipos de documentos relacionados con el negocio. Esos documentos pueden incluir facturas, correspondencia de clientes, notas internas y documentos de propiedad, e incluso recibos relacionados con las cuentas por cobrar o por pagar. Junto con la organización de documentos para el almacenamiento y la fácil recuperación, un coordinador de documentos también puede trabajar en estrecha colaboración con otros en la empresa para ayudar en el ensamblaje de nuevos documentos, como propuestas que se están preparando para su consideración por los posibles clientes.
Las responsabilidades generales de un coordinador de documentos requieren un profundo conocimiento y comprensión de los sistemas de archivo utilizados en el lugar de trabajo. Esto incluye las metodologías utilizadas para organizar y archivar copias impresas de documentos clave, pero también cómo organizar documentos electrónicos en algún tipo de repositorio virtual, como en archivos protegidos alojados en un servidor. Con este fin, el coordinador de documentos debe tener la capacidad de organizar lógicamente los datos para que todos los documentos puedan recuperarse cuando sea necesario.
Otras tareas asociadas con el trabajo de un coordinador de documentos pueden incluir codificación y referencias cruzadas de documentos, así como archivarlos en secuencias específicas y arreglos lógicos. En algunos casos, el coordinador también será responsable de gestionar las consultas sobre los datos que se encuentran dentro de los documentos y de poder recuperar el documento o conjunto de documentos correctos a pedido. Mantener un inventario maestro de los documentos que están contenidos en ese inventario, y dónde se pueden encontrar, también es una tarea comúnmente asignada a un coordinador de documentos.
Dado que un coordinador de documentos puede entrar en contacto con documentos electrónicos y en papel que contienen información confidencial o de propiedad exclusiva, la autorización de seguridad para este tipo de trabajo a menudo es bastante alta. Esto lleva la función del coordinador un poco más allá del ámbito de un archivero, a quien se le puede confiar que presente documentos que no se consideran confidenciales. No es inusual que personas como los administradores ejecutivos funcionen como coordinadores, creando y manteniendo sistemas de archivo especialmente para los ejecutivos con los que trabajan estrechamente.
La capacitación para el trabajo como coordinador de documentos varía, dependiendo del alcance de las responsabilidades que el empleador elija asociar con el puesto. En algunos casos, las habilidades básicas de la oficina, como el conocimiento práctico del uso de computadoras, cómo archivar documentos utilizando un sistema de archivo estándar y la capacidad de asimilar y seguir efectivamente una estrategia de archivo existente, son suficientes. Una aptitud para la organización y el pensamiento lógico también es muy útil para realizar este tipo de trabajo.