¿Qué hace un administrador de documentación?

Los gerentes de documentación a menudo están a cargo de equipos de especialistas a medida que crean documentación técnica. Los gerentes pueden ser responsables de los presupuestos del departamento y la calidad del trabajo producido. Una comprensión de la tecnología, excelentes habilidades de comunicación y la capacidad de trabajar con otros son útiles para alguien interesado en una carrera de gestión de documentación.

Estos gerentes con frecuencia lideran equipos de escritores técnicos y otros comunicadores técnicos. Un gerente de documentación puede tener la responsabilidad de contratar y despedir, y evaluar el desempeño de los miembros del equipo. Además, el gerente puede asignar trabajo a su equipo de especialistas en documentación y desarrollar planes de capacitación para ayudarlos a mejorar sus habilidades.

Otras tareas que pueden recaer en el administrador de documentación incluyen desarrollar un presupuesto y administrarlo. Esto puede implicar equilibrar el tiempo que se les da a los miembros del equipo para trabajar en un proyecto con el nivel de calidad necesario. El gerente puede ayudar a desarrollar procesos, procedimientos y estándares de calidad para su equipo. En algunas organizaciones, el gerente de documentación también puede ayudar en la creación de comunicaciones técnicas, tales como manuales de capacitación impresos, ayuda en línea y especificaciones técnicas.

Este campo a menudo depende en gran medida de la tecnología. Es posible que el gerente de documentación deba dedicar tiempo a aprender sobre las tendencias que afectan la industria de su organización y las herramientas y procedimientos de su equipo. Sin embargo, no todas las tendencias serán técnicas. Por ejemplo, un aumento en la población inmigrante de un área puede significar que la documentación debe estar disponible en varios idiomas, en lugar de solo uno.

Cualquier organización que produce documentación técnica que necesita ser creada, distribuida y rastreada puede emplear gerentes de documentación. Algunos ejemplos de este tipo de organizaciones incluyen el desarrollo de software y las empresas de servicios públicos. Otras organizaciones que pueden contratar este tipo de gerentes son fabricantes de productos industriales, químicos o técnicos.

Un título de cuatro años en un campo relacionado, como comunicaciones o redacción técnica, puede ser útil para alguien interesado en convertirse en gerente de documentación. Las habilidades de escritura suelen ser esenciales, y las habilidades básicas de diseño gráfico pueden ser útiles. El posible gerente puede comenzar su carrera como escritora técnica o comunicadora. A medida que adquiere habilidades y experiencia, es posible que desee postularse para puestos gerenciales.

Algunos rasgos que son útiles para buscar trabajos de gerente de documentación incluyen atención al detalle y excelentes habilidades de comunicación oral y escrita. El gerente debe poder comprender rápidamente los conceptos técnicos y traducirlos de una manera que el público no técnico pueda entender. Ella debería poder trabajar eficazmente con su equipo y otros empleados. Es posible que el gerente deba negociar con sus pares sobre la asistencia de sus subordinados para redactar proyectos como expertos en la materia (PYME).