¿Qué hace un recepcionista de recepción?

Una recepcionista de recepción saluda a los visitantes cuando llegan a una empresa, y con frecuencia es la primera voz que las personas escuchan cuando llaman por teléfono a la empresa. Por lo general, también realiza una serie de tareas administrativas, incluida la distribución de correo y la presentación. Dependiendo del lugar de trabajo, una persona en este puesto puede especializarse en cosas como facturación, hacer reservas o ayudar con la seguridad. Él o ella puede trabajar en cualquier lugar que tenga un área acogedora, desde una planta de fabricación hasta un hotel.

Deberes

Las tareas principales de una recepcionista de recepción son hacer que las personas se sientan bienvenidas, responder preguntas y dirigirlas a otras partes del edificio. Además de esto, la mayoría hace trabajo de oficina. Manejan correspondencia escrita, programan citas, envían y reenvían correos electrónicos, compilan informes y mantienen la oficina funcionando sin problemas. Preparar cartas y paquetes para el envío es una tarea regular, al igual que desarrollar buenas relaciones con los servicios de envío y mensajería.

Los recepcionistas de recepción que han estado en el trabajo por un tiempo pueden tener tareas adicionales, como la contabilidad ligera y la investigación de proveedores potenciales. Esto es particularmente común en empresas que no tienen otro personal administrativo, como una secretaria. Él o ella también puede generar informes y hojas de cálculo y ayudar a organizar reuniones. Algunas empresas también tienen recepcionistas que mantienen archivos de otros empleados, incluida información sobre su asistencia y revisiones de desempeño.

Especializaciones

Los recepcionistas de recepción a veces tienen especializaciones basadas en su lugar de trabajo. Por ejemplo, una persona que trabaja en una oficina legal puede tener que tener una comprensión básica del tipo de ley en la que se especializa su firma, mientras que una persona que trabaja en una oficina médica puede necesitar facturar y comprender los conceptos básicos. de seguro de salud. Del mismo modo, la recepcionista de recepción de un hotel debe poder hacer reservas y dirigir a las personas a negocios locales y lugares de interés. Aquellos que trabajan en lugares que fabrican productos tangibles o exhibiciones de casas, como una fábrica o museo, también pueden guiar a los visitantes en los recorridos. Algunos lugares también pueden tener personas en esta posición que ayudan con la seguridad al iniciar y cerrar sesión en los visitantes o solicitarles identificación.

Requerimientos personales y educativos

Una recepcionista de recepción debe ser altamente organizada, amable y atractiva. Él o ella deberían poder realizar múltiples tareas muy bien y ser capaces de priorizar proyectos cuando sea necesario. La diferencia entre un buen y un gran recepcionista a menudo se reduce a buenas habilidades para resolver problemas y la capacidad de interactuar con una amplia variedad de personas.

Cualquier persona en este puesto debe ser bueno trabajando con computadoras y sistemas de telecomunicaciones. Él o ella tiene que contactar regularmente a los empleados, clientes y proveedores, y debe poder llamar, enviar correos electrónicos y enviar mensajes de texto de manera eficiente según sea necesario. Aunque no siempre es necesario, la videoconferencia web y la capacitación de Voz sobre IP (VoIP) es una ventaja.

No hay requisitos educativos formales para ser recepcionista de recepción. Algunas compañías toman personas que solo tienen un diploma de escuela secundaria y las capacitan en el trabajo. Sin embargo, tener al menos un título de asociado puede aumentar en gran medida las posibilidades de una persona de obtener este tipo de trabajo, y algunos lugares requieren títulos más avanzados.