¿Qué hace un administrador general?
Un administrador general también se conoce como gerente de oficina o asistente administrativo. Si bien las descripciones de trabajo variarán un poco según la compañía, el administrador general puede ser responsable de manejar toda la correspondencia, responder las líneas telefónicas, tomar mensajes, preparar informes y otras tareas generales de la oficina. En algunos casos, los administradores generales pueden necesitar capacitación especializada para completar algunas de estas tareas en entornos de oficina altamente técnicos. El término se usa más comúnmente para trabajos de oficina en países de habla inglesa fuera de América del Norte.
Una de las principales responsabilidades de un administrador general es manejar toda la correspondencia, no solo verificar el correo entrante y asegurarse de que llegue a la persona adecuada, sino también escribir correspondencia para el correo saliente. Algunos administradores generales pueden tener que ir a la oficina de correos para recoger el correo, pero a menudo el correo se entrega a una ubicación central en una oficina para su posterior distribución. Este deber es de vital importancia para muchas empresas, que podrían tener ofertas u otros documentos que deben examinarse dentro de plazos ajustados.
En algunos entornos de oficina, un administrador general es responsable de preparar informes en una variedad de plataformas de software. Por lo tanto, estos puestos requieren una buena comprensión del software de oficina, incluidos los productos utilizados para el procesamiento de textos, hojas de cálculo y presentaciones de diapositivas. A menudo, el administrador general es responsable de tomar la información en bruto y ponerla en un formato atractivo y presentable. Un supervisor generalmente firmará el producto terminado antes de enviarlo.
Con la llegada de las extensiones directas y el correo de voz, el trabajo de un administrador general con respecto a contestar y transferir llamadas telefónicas se ve algo disminuido en la mayoría de las oficinas. Sin embargo, hay momentos en que se puede llamar al empleado para que responda los teléfonos del jefe u otros ejecutivos. Es posible que algunos asuntos no puedan esperar y depende del administrador entender la situación y encontrar una respuesta adecuada. Además, algunos ejecutivos prefieren que una persona de la oficina de recepción haga llamadas telefónicas antes de enviarlos.
Otra forma en que los administradores generales pueden ofrecer soporte administrativo es a través de la gestión de bases de datos. Por ejemplo, si la empresa tiene membresías o necesita mantener una lista de ventas, este es un deber que puede recaer en el administrador general. Depende de esta persona asegurarse de que la base de datos no tenga información desactualizada para mantener un contacto confiable con los clientes.
En algunas oficinas, el administrador general también es responsable de establecer y mantener el cronograma de uno o más ejecutivos. En esta situación, el administrador establecerá reuniones, confirmará citas e intentará mantener el día lo más programado posible. Esto también puede incluir la organización de planes de viaje.