¿Qué hace un empleado de la oficina general?
Las tareas exactas de un empleado de oficina general varían mucho según el tamaño y el tipo de empresa. Sin embargo, en general, muchos empleados de oficina general responden el teléfono y hacen la presentación. También pueden responder a los clientes por correo electrónico, teléfono o carta impresa. Básicamente, los empleados generales completan muchas tareas diferentes según sea necesario para ayudar a facilitar el papeleo o el trabajo en la computadora dentro de un entorno de oficina. Muchos empleados de oficina general ocupan puestos de nivel de entrada.
Algunos empleados de oficina realizan mandados que incluyen tomar café para las reuniones. Pueden ser responsables de mantener los suministros de oficina bien abastecidos. Un empleado de la oficina general puede enviar faxes, hacer fotocopias o enviar invitaciones corporativas a los clientes. Dependiendo de las necesidades departamentales, los empleados generales pueden realizar algunas tareas de contabilidad o ingreso de datos. Algunos empleados preparan cartas o correos a los clientes.
Los tipos de tareas que realizan los empleados generales de oficina podrían cambiar estacionalmente o incluso diariamente, dependiendo de las necesidades de la empresa. Aunque los trabajos de secretario general de oficina tienden a ser de nivel de entrada, hay algunos puestos de alto nivel en los que los secretarios pueden escribir informes o realizar tareas de análisis de negocios. Los empleados generales de todos los niveles deben poder trabajar bien con otras personas y poder adaptarse fácilmente a la cultura de la oficina. Trabajar con precisión es importante para que los archivos se coloquen en el lugar correcto. A veces es necesario completar la información sobre muchas tareas o proyectos diferentes para un empleado general.
Los deberes de un empleado de oficina general en una pequeña empresa pueden diferir enormemente de los de alguien con el mismo puesto en un entorno corporativo. Por ejemplo, en negocios muy pequeños, un empleado general puede hacer más mandados, como enviar cartas y recoger el correo, así como abrirlo. Es más probable que este tipo de empleado sea responsable de las mismas tareas todos los días, como contestar el teléfono y atender a los clientes. Los empleados de correos y farmacias a menudo deben recibir capacitación en productos.
La corrección de pruebas es una tarea de trabajo que un secretario general puede hacer en algunas oficinas porque puede ser beneficioso que otro par de ojos revisen un documento importante o una comunicación con el cliente antes de enviarlo. En algunos casos, un empleado de la oficina general puede registrar las actas en las reuniones, aunque generalmente los secretarios o asistentes administrativos lo hacen. Si le va bien en el trabajo de un empleado de la oficina general, el empleado administrativo puede ser ascendido a recepcionista o asistente administrativo.