¿Qué hace un asistente de administración?
Un asistente de gestión, también conocido como secretario ejecutivo, brinda asistencia a uno o más ejecutivos de alto nivel. Esta persona puede apoyar al presidente, CEO, vicepresidente o jefe de departamento dentro de una organización. Los deberes pueden estar relacionados con funciones administrativas específicas a las necesidades del ejecutivo y la organización. Las responsabilidades laborales de un asistente de gestión generalmente van más allá de las funciones administrativas generales para involucrar tareas complejas como la investigación analítica y la preparación de informes. Un asistente de gestión también puede supervisar a otro personal administrativo de la organización.
Una persona empleada como asistente de gestión es responsable del manejo de las funciones administrativas de uno o varios altos ejecutivos. Las responsabilidades administrativas de las que es responsable el ejecutivo dentro de la organización generalmente se asignan a esta persona. Gran parte de este soporte administrativo incluye la preparación de notas, correos electrónicos y otra correspondencia en nombre del ejecutivo. Esta persona mantiene un sistema de archivo, responde llamadas telefónicas y enruta mensajes. Las tareas adicionales pueden incluir la clasificación de correos y faxes.
Realizar responsabilidades de manera efectiva puede requerir tener buenas habilidades de organización y la capacidad de realizar múltiples tareas. El secretario ejecutivo podría ser responsable de organizar reuniones y conferencias. Esto también puede requerir la coordinación de múltiples horarios y el manejo de todos los detalles relacionados con la reunión. En general, preparar la agenda y ordenar comidas o refrescos también son parte de las responsabilidades de esta persona.
Cuando el ejecutivo tiene que viajar por negocios, el asistente de administración generalmente es responsable de asegurar los arreglos de la aerolínea, el alquiler de automóviles y el hotel según sea necesario. Los asistentes de administración a menudo mantendrán el calendario del ejecutivo y mantendrán al ejecutivo al tanto de las citas diarias y próximas, las reuniones y los viajes relacionados con la empresa. Por lo general, preparará materiales de presentación para su jefe asociados con las reuniones.
Gran parte de las tareas administrativas asignadas al asistente de gestión dependen de lo que el ejecutivo esté dispuesto a delegar. Esto podría llevar a tareas más complejas más allá de las tareas administrativas básicas que generalmente se requieren para alguien que ayuda a otra persona. Un ejemplo de estas tareas complejas es la preparación y distribución de informes.
El conocimiento de las aplicaciones informáticas con habilidades intermedias o avanzadas suele ser esencial para realizar tareas con una supervisión mínima. El asistente de gestión también puede gestionar proyectos especiales relacionados con toda la organización y mantener bases de datos. Dependiendo del tamaño de la empresa, los deberes generalistas de recursos humanos también podrían ser parte de sus responsabilidades diarias.
Otra responsabilidad para algunos asistentes de administración también puede implicar la supervisión del personal administrativo de nivel inferior en la organización. Esto requiere tener habilidades de liderazgo y habilidades de gestión. Es posible que el asistente de gestión tenga que planificar, asignar y controlar el flujo de trabajo del personal administrativo dentro del departamento. Junto con la supervisión, el asistente suele ser la persona de referencia para las operaciones diarias de la oficina con respecto a los equipos de oficina o los problemas de mantenimiento del edificio.