¿Qué hace un coordinador de planificación?
Un coordinador de planificación esencialmente gestiona un evento o reunión para una persona o empresa, a veces a gran escala. Los puestos comunes de coordinador incluyen bodas, negocios, convenciones y reuniones, entre otros coordinadores que pueden existir en una variedad de industrias. Estas personas ven un evento de principio a fin y solo involucran a un cliente cuando es necesaria una decisión importante o un cambio en el plan. Algunas tareas comunes de un coordinador de planificación incluyen la selección de un sitio de reunión, un resumen de las necesidades y el entorno del cliente, y la adquisición de alimentos y bebidas, además de la coordinación de todas las actividades entre los proveedores y el cierre del evento para el cliente. No todos los eventos son iguales, lo que hace que esta carrera sea gratificante para quienes gustan de la variedad en un trabajo.
La educación formal no siempre es necesaria para un coordinador de planificación, aunque esto no significa que esta carrera no sea calificada. Si bien una gran organización que contrata coordinadores para clientes puede requerir un título universitario, muchas personas trabajan como contratistas con poca educación formal. Los títulos comunes aplicables a esta carrera incluyen relaciones públicas, gestión hotelera y hotelera, comunicaciones o marketing. En algunos casos, una persona que elige trabajar con clientes comerciales puede encontrar útil un título universitario para colocar su conjunto de habilidades por encima de otro coordinador de planificación. La capacitación también puede ser necesaria una vez que un individuo encuentra un trabajo en una organización que contrata múltiples tipos de coordinadores.
Cuando un coordinador de planificación se involucra por primera vez con un cliente, él o ella intenta averiguar el tipo de evento y lo que el cliente desea. Los coordinadores experimentados suelen tener carteras de reuniones o eventos anteriores que pueden usar como ejemplos para nuevos clientes. Las decisiones comunes para los eventos incluyen ubicación, nivel de formalidad, tipo de comida, duración de ciertas actividades y una variedad de otras. La mayoría de las reuniones y eventos pueden tomar semanas o meses para planificar, dependiendo de sus tamaños y alcances. Por ejemplo, los coordinadores de bodas pueden tomar casi un año para planificar un evento en función de las necesidades y deseos del cliente.
La mayoría de los eventos en los que trabaja un coordinador de planificación requieren excelentes habilidades de gestión del tiempo y organización. Los coordinadores extremadamente exitosos a menudo encuentran que sus talentos se dirigen en muchas direcciones con múltiples clientes y eventos que ocurren al mismo tiempo. Si bien algunos coordinadores pueden encontrar esto agotador física y emocionalmente, a otros les puede resultar estimulante ver que un gran evento se materializa. Muchos coordinadores de planificación también pueden asistir al evento y supervisar múltiples actividades, lo que les permite trabajar directamente con los asistentes. También puede ser gratificante ver una producción a gran escala en su apogeo.