¿Qué hace un asistente de compras?
Un asistente de compras realiza tareas esenciales dentro de las industrias que requieren un suministro constante de artículos, como las empresas manufactureras. Esta posición administrativa garantiza que los trabajadores tengan suficientes materiales para una productividad efectiva, al tiempo que mantiene los costos bajos para obtener mayores ganancias generales de la empresa. Los asistentes de adquisiciones deben sentirse cómodos con la palabra escrita y hablada, así como ser competentes en cálculos matemáticos.
El deber principal de un asistente de compras es programar las compras de materiales y estimar los tiempos de llegada. Las empresas no pueden quedarse sin elementos esenciales para crear un producto muy deseado, como los componentes internos del teléfono celular. El asistente verifica el inventario actual y observa su agotamiento, tanto en papel como en archivos electrónicos, y en el almacén físico. Los bajos niveles de inventario requieren una compra del proveedor específico para un envío oportuno, evitando cualquier brecha en el inventario.
La precisión en el pedido es esencial para un asistente de compras exitoso. La cantidad de cada artículo debe confirmarse antes de que el pedido de compra se realice con el proveedor. Un error tipográfico o error puede cambiar accidentalmente un pedido de 44 a 444 artículos, causando un gasto enorme para la empresa y niveles de inventario excesivos.
Una vez que se recibe un envío, el asistente de compras debe verificar que los artículos enviados coincidan con la orden de compra en cantidad y tipo. Cualquier variación de la orden de compra debe resolverse contactando al vendedor. El asistente debe tener habilidades de comunicación agudas para resolver cualquier malentendido en el envío. Las comunicaciones con los proveedores pueden ser en forma de llamadas telefónicas, correo electrónico o fax.
Otro deber clave para un asistente de compras es encontrar nuevos proveedores con productos de calidad y bajos costos. Los costos de los materiales tienden a aumentar con la inflación, lo que hace que el producto manufacturado en general tenga un precio más alto. Los asistentes de adquisiciones pueden encontrar proveedores de materiales alternativos, a través de redes de la industria, para proporcionar suministros de manera menos costosa. El asistente puede incluso tener llamadas de conferencia con sus supervisores, y el posible nuevo proveedor, para crear un acuerdo comercial.
Dependiendo de la industria, el asistente de adquisiciones puede necesitar estar familiarizado con las leyes de aduanas del gobierno para importar materiales. Muchas compañías usan materiales de otros países, reduciendo los costos de piezas esenciales. Importar piezas lleva más tiempo que mover materiales a nivel nacional, por lo que el asistente deberá tener en cuenta el tiempo de envío adicional para evitar la interrupción de la producción.
Este asistente también generalmente aprueba el pago de los bienes recibidos. Cualquier disputa sobre un envío no se pagará hasta que el asistente de compras resuelva y apruebe la factura de venta. El asistente puede necesitar contar físicamente el inventario repetidamente para resolver inconsistencias de cantidad, lo que requiere un movimiento ágil a través de contenedores de inventario o almacenes.