¿Qué hace un empleado de registros?
Un empleado de registros es responsable de organizar, archivar y recuperar información con precisión sobre los registros y cuentas de una empresa. Él o ella se aseguran de que los registros se mantengan actualizados y que los cambios o adiciones necesarios se realicen de manera oportuna. Muchas oficinas modernas mantienen exclusivamente registros electrónicos, lo que requiere que un empleado de registros sea competente con el software de procesamiento de texto, las aplicaciones de hojas de cálculo y los métodos de ingreso de datos. La mayoría de los trabajos de secretario de registros se encuentran en oficinas médicas y hospitales, agencias gubernamentales y empresas de todo tipo.
La gestión precisa de los registros de una organización es esencial para el éxito de la organización. Un empleado de registros integra datos, documentos físicos y recibos en un sistema de archivo consistente. Es posible que se le solicite que transcriba documentos en formularios electrónicos y cree archivos de almacenamiento apropiados, de modo que se pueda acceder a la información rápidamente y modificarla si es necesario. A menudo, los empleados de registros asumen varios otros tipos de tareas administrativas, como contestar teléfonos, ayudar a pacientes o clientes y distribuir correo.
Los empleados de registros trabajan en diferentes entornos laborales, incluidos hospitales, oficinas estatales y del condado y grandes empresas. Los empleados de registros médicos son esenciales para realizar un seguimiento de los datos del paciente, incluidos los registros médicos y la información de facturación. Con experiencia, se convierten en especialistas en codificación y facturación médica, que trabajan en estrecha colaboración con los médicos para codificar los diagnósticos y cobrar los pagos de las compañías de seguros.
Los profesionales en las oficinas gubernamentales realizan un seguimiento de los registros públicos y documentos judiciales. Los empleados de registros estatales y del condado pueden estar a cargo de presentar y recuperar certificados de nacimiento, certificados de defunción, licencias de matrimonio y avisos de divorcio, entre otros documentos legales importantes. Quienes trabajan para corporaciones privadas a menudo mantienen cuentas de clientes, realizan un seguimiento de las facturas y recibos y actualizan los archivos de los empleados.
Para convertirse en un empleado de registros en cualquier entorno laboral, una persona generalmente debe obtener al menos un diploma de escuela secundaria o GED. Muchos empleadores, especialmente aquellos en oficinas gubernamentales, prefieren contratar empleados con cierta experiencia universitaria en administración de empresas o contabilidad. Los empleados nuevos generalmente reciben capacitación informal en el trabajo de empleados establecidos u otros miembros del personal de la oficina que entienden los requisitos para el trabajo. Las personas a menudo eligen trabajar como empleados de registros para obtener experiencia en la oficina y prepararse para puestos más avanzados dentro de una organización.
Algunas oficinas mantienen registros físicos en forma de documentos en papel y recibos, aunque muchas organizaciones se están dando cuenta de los beneficios de mantener registros en las computadoras. Se requieren empleados expertos en registros para transferir cuidadosamente la información a nuevos sistemas electrónicos. Los nuevos trabajadores deben demostrar un fuerte conocimiento de la computadora y la capacidad de prestar mucha atención a los detalles.