¿Qué hace un secretario?
Las secretarias pueden tener una variedad de funciones dependiendo de su lugar de trabajo, pero en general están a cargo de mantener las oficinas funcionando sin problemas al realizar una combinación de tareas administrativas y de gestión de bajo nivel. Estos profesionales comúnmente responden teléfonos y correspondencia por correo electrónico y administran sistemas de archivo; También pueden clasificar el correo, organizar reuniones y coordinar las comunicaciones entre oficinas. En la mayoría de los casos, el trabajo se considera "nivel de entrada", lo que significa que no se requieren habilidades especiales o calificaciones educativas para tener éxito. De todos modos, generalmente hay espacio para avanzar. Las personas con mucho potencial o experiencia a menudo se encuentran en la carrera por trabajos cada vez más prestigiosos con salarios cada vez más altos.
Los trabajos de asistente administrativo, secretario y asistente personal generalmente se incluyen dentro de este paraguas. Todos estos puestos son administrativos y generalmente se centran en el papeleo y la gestión de documentos electrónicos. Una de las únicas excepciones es el nivel de gobierno u otros "secretarios" oficiales, como el Secretario de Defensa o el Secretario del Tesoro. Aunque estos títulos pueden sugerir una función puramente de bajo nivel, los funcionarios en estos roles generalmente tienen una clasificación bastante alta y, por lo general, hacen poco o ningún trabajo administrativo o administrativo.
Habilidades clericales
La gestión de la oficina es una de las tareas secretariales más importantes. Esta categoría de trabajo puede ser algo amplia, pero casi siempre implica tareas administrativas y de oficina. Las secretarias comúnmente administran el papeleo de la oficina, que incluye enviar y recibir correo, crear y organizar sistemas de archivo y administrar la correspondencia. En la mayoría de los entornos, las habilidades informáticas y de procesamiento de textos son esenciales.
Contestar llamadas telefónicas también es una parte importante del trabajo en la mayoría de los lugares. Las secretarias son a menudo las primeras personas con las que los clientes y los clientes hablarán cuando llamen a un negocio. Como tal, generalmente se requieren buenos modales y un comportamiento cortés. Los profesionales generalmente deben mostrar mucho tacto al tomar mensajes, poner a las personas en espera o responder preguntas básicas.
Programación y calendario
En muchos entornos, el personal administrativo está a cargo de administrar los calendarios de oficina, así como los calendarios individuales de los empleados. A menudo son responsables de programar reuniones y citas y vigilar conflictos y reservas dobles. Esta tarea es particularmente pronunciada en lugares como prácticas médicas en las que los pacientes constantemente solicitan citas, pero puede ocurrir en cualquier lugar donde los empleados de nivel superior tengan "demanda". Incluso si solo se trata de programar una reunión para el almuerzo o concertar reservas para la cena, las secretarias suelen ser algunas de las primeras personas a las que recurren los ejecutivos y gerentes en busca de ayuda.
Deberes de gestión
Además de tener habilidades de oficina, el personal administrativo debe ser gerente de tiempo y personas. Deben anticipar las necesidades del personal de la oficina, resolver problemas internos rápidamente y trabajar eficientemente para coordinar y reunir a diferentes personas. Las excelentes habilidades de las personas son realmente importantes, especialmente cuando se trata de administrar ejecutivos y otros miembros importantes del personal. Gran parte del trabajo puede ser "detrás de escena" con secretarias anticipando las necesidades y demandas de sus superiores incluso antes de que se hagan las solicitudes.
Posición en la jerarquía del personal
En la mayoría de las oficinas, las secretarias se consideran de bajo nivel y casi siempre están cerca del final del orden jerárquico de la oficina. Por lo general, responden a la gerencia de nivel medio y superior, y por lo general deben ayudar a todos por igual. Sin embargo, las grandes empresas y oficinas a menudo tienen grupos de secretarios enteros, en cuyo caso surge una jerarquía más matizada. En estos entornos, a algunos trabajadores se les puede asignar tareas domésticas como archivar y contestar llamadas telefónicas, mientras que otros pueden administrar horarios e interactuar con el personal de mayor rango. El avance en estas oficinas generalmente depende del tiempo y la experiencia.
Algunos de los trabajos más prestigiosos que una secretaria puede obtener es en el ámbito de la asistencia personal. Muchos ejecutivos senior y líderes corporativos tienen administradores dedicados cuya vida laboral completa se dedica al cuidado y la gestión del horario de un líder. Este tipo de secretaria generalmente debe trabajar largas horas y atender demandas y solicitudes a veces impredecibles, pero a menudo se encuentra entre las profesiones mejor pagadas y más respetadas.
Requisitos de formación y escolarización
Diferentes empleadores tienen diferentes requisitos sobre cómo se educan sus secretarias. En algunos casos, todo lo que se necesita es un diploma de escuela secundaria o equivalente, mientras que en otros, se prefieren certificaciones o títulos de secretaria reales. Los colegios comunitarios y las escuelas vocacionales con frecuencia ofrecen programas donde los estudiantes interesados pueden aprender los entresijos del procesamiento de textos y la gestión de la oficina. Tomar este tipo de curso a menudo es una buena idea, incluso si no es estrictamente necesario, ya que puede ayudar a que una aplicación se destaque y puede darles una ventaja a los nuevos empleados cuando se trata de experiencia.
Circunstancias especiales: secretarios oficiales y gubernamentales
El término "secretario" no siempre se puede adjuntar a un administrador de la oficina. En algunos casos, particularmente aquellos que involucran a funcionarios gubernamentales de alto rango, la designación puede usarse en una capacidad honoraria para indicar la gestión de un amplio sector de asuntos. Los funcionarios que dirigen departamentos o supervisan las principales divisiones gubernamentales pueden usar títulos de secretaría, pero sus trabajos no deben confundirse con roles de administración de oficina más comunes.