¿Qué hace un secretario / recepcionista?
Una secretaria / recepcionista es un profesional calificado cuyas tareas laborales incluyen tareas administrativas y de servicio al cliente. Muchos trabajos de secretaria / recepcionista se enumeran simplemente bajo uno u otro título de trabajo, incluso si incluyen las responsabilidades laborales de ambas categorías. Un profesional en este campo generalmente tiene una variedad de habilidades, que incluyen conocimientos de informática, habilidades de gestión de clientes y habilidades de organización.
La parte de secretaría de un trabajo de secretaria / recepcionista a menudo se centra en la organización y la gestión de la oficina. Las secretarias a menudo mantienen los archivos de una empresa y pueden estar a cargo de la entrada de datos y el mantenimiento de archivos. Las secretarias también son frecuentemente responsables de todo el papeleo diario normal en una empresa, y pueden pasar mucho tiempo gestionando informes, enviando papeleo y memorandos entre oficinas. Dependiendo del tipo de industria, una secretaria también puede estar a cargo de la facturación del cliente y algunas tareas contables.
Las tareas de recepcionista requeridas en un trabajo de secretaria / recepcionista generalmente implican trabajar con los clientes y los clientes del negocio. Los recepcionistas generalmente sirven como recibidores, y pueden ser la primera persona que los clientes se encuentran cuando entran por la puerta. Sirviendo en esta capacidad, se necesitan excelentes habilidades de comunicación y servicio al cliente, ya que una recepcionista puede establecer el tono para la interacción de un cliente con el negocio. Las habilidades de recepcionista también pueden incluir tareas telefónicas, programación y cuidado de las oficinas o clientes VIP.
Un trabajo de secretaria / recepcionista puede incluir todas las tareas anteriores, además de muchas más específicas para cada trabajo individual. En muchas empresas, las secretarias / recepcionistas deberán aprender el software especializado que se utiliza para gestionar la facturación, el papeleo de la oficina y el almacenamiento de datos para la empresa. Se espera que muchos profesionales en este tipo de trabajo aprendan la terminología de la industria, para que puedan ayudar mejor a los clientes y explicar los problemas a otro personal. Dado que el servicio es un conducto central para casi todas las operaciones comerciales, los secretarios / recepcionistas a menudo se encargan de los servicios a los empleados y las campañas de moral, y pueden estar a cargo de crear eventos de oficina y supervisar los boletines de la compañía.
Hay varias habilidades básicas que pueden ser de gran ayuda para cualquier persona en un trabajo de secretaria / recepcionista. La alfabetización informática, que incluye el conocimiento de todos los sistemas operativos comunes, gráficos básicos y programas de hojas de cálculo, e investigación en Internet, es casi universalmente requerida en estos trabajos. La alta velocidad de escritura y la caligrafía legible también son habilidades importantes. Las buenas habilidades de organización pueden ser clave para un rendimiento óptimo en esta capacidad, ya que pueden reducir la posibilidad de confusión y falta de comunicación en el lugar de trabajo. Finalmente, una actitud agradable y un comportamiento profesional pueden ayudar a una secretaria / recepcionista a mantenerse en buenos términos con sus compañeros de trabajo y ayudar a la empresa a construir una excelente reputación.