¿Qué hace un administrador de subcontratos?
Al pertenecer a una categorización más amplia de agentes de compras, un administrador de subcontratos supervisa y gestiona los contratos de una organización y los subcontratos asociados. Con organizaciones pequeñas, esto puede incluir todos los contratos, mientras que en organizaciones más grandes esto puede involucrar una cartera de contratos asignados. Las responsabilidades principales incluirán la revisión continua del progreso contractual, además de la gestión de los aspectos financieros y técnicos de los contratos. Otras responsabilidades implicarán la negociación con los subcontratistas y los clientes finales para la liquidación del contrato, así como la preparación de cualquier pedido de cambios a los contratos iniciales o la elaboración de enmiendas. Aplicando un conocimiento firme de adquisiciones y procedimientos legales, políticas y regulaciones, el administrador de subcontratos tiene como objetivo mantener la calidad y mejorar la rentabilidad de dichos contratos.
Las tareas que se realizan con regularidad se centrarán en establecer e implementar revisiones de contratos de manera consistente para medir el progreso de los contratos. Durante este proceso, un administrador de subcontratos a menudo resolverá conflictos, medirá disputas, encontrará soluciones a los problemas y tomará decisiones con respecto al progreso contractual o la falta del mismo. Es fundamental para el proceso de revisión asegurar que los subcontratistas cumplan de manera efectiva los términos y especificaciones originales del contrato tal como se negoció con el cliente final. Al finalizar las revisiones, el administrador del subcontrato preparará informes escritos que detallen el progreso general del cumplimiento del contrato y una breve gestión ejecutiva con respecto a esas revisiones y cualquier acción asociada tomada.
Además de cumplir con los deberes antes mencionados, el administrador del subcontrato también negociará la liquidación final del contrato, así como los precios asociados a todos los recursos y suministros necesarios para cumplir el contrato. Además, él o ella también negociará los términos del contrato original y establecerá políticas y procedimientos de trabajo. Parte de este proceso incluirá la revisión, análisis y evaluación de propuestas de subcontratistas. Atendiendo al mantenimiento de ambos contratos y subcontratos, él o ella también supervisará la producción y difusión de información para garantizar la comprensión mutua de todos los términos y condiciones del contrato.
El cumplimiento de estas tareas de manera efectiva a menudo requerirá analizar datos de mercado relacionados y datos financieros, así como analizar otras fuentes de información para asegurar los mejores precios, términos de contrato y niveles de servicio posibles. Los administradores de subcontratos también prepararán y mantendrán bases de datos para rastrear datos importantes relacionados con el cumplimiento del contrato. El seguimiento de dichos datos puede incluir precios de suministro, desempeño del producto, desempeño del subcontratista, inventarios disponibles y todos los gastos asociados con el cumplimiento del contrato. Teniendo en cuenta el alto nivel de responsabilidad y atención al detalle, el trabajo generalmente requiere candidatos con una licenciatura y varios años de experiencia relacionada, además de completar con éxito un aprendizaje antes de trabajar de forma independiente.