¿Qué hace un aprendiz de administración?
Los aprendices de administración son personas que practican cómo trabajar en el área de administración de oficinas o que se aseguran de que las oficinas comerciales operen de manera efectiva. Estas personas deben ser capaces de manejar múltiples tareas al mismo tiempo y trabajar bajo la presión de la fecha límite, además de ser optimistas y tener un buen desempeño en entornos de ritmo rápido. Una pasantía puede durar aproximadamente un año y lleva a un certificado de nivel universitario. Una persona que trabaja como aprendiz de administración debe proporcionar servicio al cliente y trabajar con dinero de la empresa. Además, debe supervisar la presentación de documentos comerciales y poseer las habilidades necesarias para redactar documentos escritos utilizando una computadora.
Una tarea de un aprendiz de administración es interactuar con clientes y compañeros de trabajo. Por ejemplo, él o ella podría ser responsable de saludar a los visitantes en su establecimiento o incluso ayudar a sus compañeros de trabajo a completar las tareas según sea necesario. Responder preguntas de llamadas telefónicas también es necesario en este rol. Una personalidad extrovertida y la capacidad de actuar profesionalmente constituyen requisitos para realizar bien estas tareas. Una persona en esta línea de trabajo también debe tener una fuerte comunicación verbal y habilidades interpersonales.
Otra responsabilidad importante de un individuo en este campo consiste en manejar dinero. Una organización puede requerir que un aprendiz realice tareas de compensación para asegurarse de que los empleados reciban un pago de manera oportuna y precisa. Esto podría implicar ingresar elementos de nómina de empleados en la base de datos informática apropiada. Él o ella también puede ser responsable de manejar tareas relacionadas con la banca y las finanzas, como el seguimiento de las transacciones comerciales y la revisión de los registros monetarios de la compañía para garantizar que coincidan con los extractos bancarios. Por esta razón, una persona necesita tener habilidades matemáticas sólidas y estar muy orientada a los detalles si quiere convertirse en un aprendiz administrativo.
Una tarea necesaria en esta área vocacional implica también la gestión de documentos. Una empresa generalmente requiere un aprendiz de administración para supervisar la organización de registros y correspondencia para asegurarse de que sean fácilmente recuperables cuando sea necesario. Por lo tanto, las habilidades de archivo son necesarias en un puesto de trabajo en este campo.
La capacidad de reunir documentos escritos también es necesaria en la industria. Una persona que está aprendiendo cómo manejar las funciones administrativas debe sentirse cómoda con el uso de software para escribir notas, informes y cartas requeridas en el curso de los negocios. Además, es posible que tenga que redactar agendas escritas para las reuniones y asistir a estos eventos para recopilar actualizaciones que afecten los requisitos de trabajo de su aprendiz de administración.