¿Qué hace un empleado administrativo?
Un empleado administrativo brinda apoyo a supervisores, gerentes y ejecutivos. Por lo general, debe ser flexible y dividir su tiempo, ya que las necesidades de estos empleados varían. Aunque comúnmente trabaja en un entorno de oficina, también puede llevar a cabo sus responsabilidades administrativas en un entorno de producción, industrial o de fabricación.
Lo que típicamente distingue a un empleado administrativo de una secretaria es que su trabajo normalmente está más enfocado en mantener las operaciones generales funcionando sin problemas en lugar de administrar los eventos diarios. También suele trabajar para más de una persona. En la mayoría de los ambientes comerciales, generalmente realiza su trabajo con poca o ninguna supervisión diaria directa.
Los deberes de un empleado administrativo dependen en gran medida de la naturaleza del negocio en el que trabaja. En general, se espera que planifique e implemente reuniones, programe viajes y transporte y garantice comunicaciones óptimas entre los departamentos. Si las personas para quienes trabaja se mantienen al tanto de las actividades y desarrollos comerciales, normalmente se lo considera exitoso.
Mantener las cosas funcionando sin problemas generalmente requiere buenas habilidades informáticas. Un empleado administrativo con frecuencia usa varios programas de software para mantener calendarios ejecutivos, crear hojas de cálculo y compilar informes. Generalmente se requieren sus habilidades en línea para realizar investigaciones en nombre de sus superiores y mantener comunicaciones por correo electrónico con socios comerciales. También se le puede solicitar que utilice programas de procesamiento de textos para escribir y editar correspondencia y usar software de gráficos para crear presentaciones visuales.
En algunas empresas más grandes, a menudo se puede requerir un empleado administrativo para controlar los niveles de productividad en diferentes departamentos y recomendar cambios para mejorar la eficiencia. Estas sugerencias pueden incluir cambios en el personal o la actualización o el reemplazo de las principales máquinas o equipos de oficina. Un empleado administrativo también es frecuentemente responsable de mantener inventarios de suministros de oficina y negociar acuerdos con los vendedores.
Para tener éxito en este puesto habitualmente se requieren grandes habilidades de organización y comunicación. El apoyo a múltiples gerentes y supervisores requiere excelentes habilidades de gestión del tiempo. Mantener a todos satisfechos generalmente requiere diplomacia y tacto por parte de un empleado administrativo.
Normalmente se requiere un diploma de escuela secundaria o equivalente para este puesto, aunque normalmente se prefiere un título de asociado. Algunas compañías requieren una licenciatura en artes liberales o comunicaciones. A veces se cree que cuanto más educado es el ejecutivo de contratación, más educado debe ser el empleado administrativo. La experiencia como secretario o asistente de oficina es útil para ser considerado para este puesto. Los antecedentes en operaciones informáticas y soporte de oficina se consideran un activo.